10 съвета за ефективна бизнес комуникация по имейл

Изпращате ли десетки имейли за едно и също нещо, без да получавате това, което ви трябва?

Независимо дали работите в голяма корпорация или правите маркетинг, имейл комуникацията може да отнеме много време и нерви!

Искате да имате по-бърза и ефективна бизнес кореспонденция, нали?

За да сте сигурни, че всеки път ще изпратите имейл, с който ще получите това, което искате и в същото време ще вдъхвате доверие и ще изглеждате професионално, просто използвайте съветите по-долу.

Ако го направите, бизнес комуникацията ви по имейл ще стане първокласна, а работата ви ще намалее значително.

Има и още: ще започнете да излъчвате авторитет, ще изглеждате професионално, няма да имате и СПАМ.

Не вярвате ли? Нека проверим…

#1. Каква е целта, за която ще пишете имейла?

Едно от най-нежеланите неща в бизнес кореспонденцията е някой да губи времето на друг с имейла си, само защото не е формулирал какво точно цели със съобщението си.

Така се почва поредица от губещи времето писма…

Подобно на управлението на проекти или писането на статия, трябва да се уверите, че още в началото сте посочили целта – онова, заради, което отсрещната страна ще отдели от времето си, това, заради, което пишете имейла си, без значение дали е личен или професионален.

? Какви могат да бъдат целите на един бизнес имейл:

Да преговаряме за условия
Да продаваме или да купуваме
Да изглеждаме професионално
Да вдъхваме доверие и да излъчваме авторитет
Някой да свърши работа за нас
изграждане на комуникация с партньори
Да делегираме определена задача
Да получим конкретна информация
Подобряване на имиджа ни
Да получим обратна връзка
Да координираме процес
Да обслужим клиент

Но дали имейлът е най-добрия инструмент за всеки случай?

Може би е по-добре да се обадите по телефона, може би ще стане по-бързо по чат. А може би искате да оставите писмена следа от комуникацията си и затова е по-добре да използвате служебната си поща… Всичко зависи от целта, от типа разговор и от информацията, от която имате нужда. Ако задачата не изисква вериги от имейли, ако не се налага да слагате хора в копие на мейла, просто използвайте чат.

✅ Използвайте тези ситуации, за да решите кога да пишете имейл:

Искате да комуникирате с няколко човека (колеги, клиенти)
Искате да се свържете с някой, на който нямате номера
Искате да получите допълнителна информация за задача или проект
Искате да дадете обратна връзка на служител за работата му
Трябва да отговорите на клиент с повече информация на негов въпрос
Искате да прикачите различни файлове към текста си
Трябва да отговорите на рекламация или да обслужите клиент

❌ Избягвайте бизнес имейла, когато:

Става въпрос за много лична информация
Очаквате бърз отговор от другия човек (имейлът не е чат)
Предоставяте информация, която е деликатна за споделяне по имейл.
Искате нещо, което можете и сами да направите / проверите
Сте в копие на имейла, но сте там, само за информация
По телефона може да се разберете много по-бързо от това да пишете дълга поредица от безсмислени имейли

ProTip: Когато някой решава дали да отвори имейл, той разглежда три неща:

Темата
Подателят
Интрото

Всъщност, визуализацията на вашия имейл е като втора тема. И ако изглежда като на изображението отгоре, имате проблем.

#2. Имейл етикет: правилният стил за конкретния случай

Следва да се уверите, че използвате правилния стил и спазвате бизнес имейл етикета и то не само като език, но и като структура, за да сте сигурни, че писмото ви ще има желания ефект върху получателя.

За да го направите, първо трябва да определите каква е връзката между вас и получателя:

Колега ли е, член на семейството ли е, шефът ви ли е, бизнес партньора ли е, клиент ли е, ако да нов клиент ли е или лоялен и т.н.

Очевидно няма да изпратите имейл, за да организирате покер уикенда си или няма да пуснете sms на шефа си с текст “Шефе как да направя…” Общото правило е, че когато общувате с някой от офиса, с някой с когото не сте разговаряли от известно време или клиент на бизнеса ви, винаги трябва да използвате професионален и официален стил на писане. Но ако общувате с някой, с който сте в неформални отношения по принцип, може да използвате и неформална форма на изразяване.

И все пак помнете: без фамилиарничене! Твърде неформалното общуване ще направи така, че да изглеждате непрофесионално.

❌ Хей, Христо!!! Как си?!

✅ Здравей Христо,

Когато пишете официални имейли, използвайте “Уважаеми…”

✅ Уважаеми Тери Шмит,

Ако полът на получателя е неясен (често ми се е случвало, работейки в немска компания – от някои имена не се разбира), използвайте пълното име на човека и избягвайте определения, които показват семейно положение:

❌ Уважаема г-жо / г-це…

ProTip: ако имейлът е прекалено важен, изпратете го първо до себе си, за да видите как ще изглежда на десктоп и на телефон.

А сега идва и най-важната част:

#3. Темата и превюто трябва да бъдат кристално ясни

Независимо дали пращате имейл до колеги или до клиенти (имейл маркетинг), заглавието на имейла (subject) е най-важния ви елемент.

Точно тук получателя ще прецени дали писмото ви си заслужава времето му или не. Темата е дори по-важна от първите редове на имейла ви и дори от офертата вътре в него. Как е възможно това ли?

Ако темата не грабне получателя, всичко останало няма значение!

Хората от бизнеса получават десетки имейли на ден. Клиентите, каквито сме всички ние също получаваме огромен обем от писма.

Няма как да прочетем всичко, нали?

Затова печелят тези, които имат добро заглавие!

Тези, които отговарят на интереса на получателя.

Ето и няколко съвета по темата:

Уверете се, че заглавието на имейла ви не е по-дълго от 6-10 думи (може да използвате този безплатен инструмент, за да ги измерите)
Уверете се, че темата на имейла ви е персонализирана за конкретния човек, клиент, компания или колега, с когото ще комуникирате
Изберете правилния сет от думи, с които да накарате subject-a на имейла ви да действа като трейлър на страхотното съдържание, което сте направили.
Направете си шаблони с примери за заглавия на имейли с думи, които мотивират хората да отварят писмата.

? Идеи за съдържание на заглавия на имейли:

Кратки и описателни: най-приложими при имейли за известия
Спорни или шокиращи заглавия (имейл маркетинг)
Заглавия от 1-2 думи – свръх минимализъм (тактика №1)
Заглавия на имейл с числа / номера
Персонализирани заглавия с имена
Заглавие изразяващо недостиг…

ProTip: използвайте къса тема / заглавие на имейла си (повечето мобилни устройства на един ред показват от 33-38 символа за заглавие на имейл). Така вероятността да го отворят се увеличава, а риска да попадне в СПАМ папката намалява.

#4. Форматирането: царят на имейл комуникацията

Изборът на правилния тон и контекст е важен, но той няма да има никакво значение ако изпратите на получателя си голям блок от текст, който ще го откаже да чете веднага, след като отвори имейла ви.

Но как да направите форматирането толкова привлекателно, че да намалите до минимум отворените, но непрочетени имейли?

? Следвайте тези стъпки:

Уверете се, че параграфите ви не са по-дълги от 2-3 изречения.
Маркирайте най-важната информация (bold, italic или фон)
Изберете правилния стил и размер на шрифта за имейла
Използвайте под-заглавия, за да разделите параграфите по смисъл
Уверете се, че има достатъчно празно пространство между тялото на имейла и визитката ви в неговия край.

А сега следва нещо, което всички аматьори пропускат…

#5. Направете си имейл с името на вашия сайт

Използването на abv, gmail и други такива пощи прави доста лошо впечатление и отблъсква клиентите.

От друга страна всеки, който има сайт (домейн), може да създаде имейли за бизнеса си от типа contact@mysite.com. Това вдъхва доверие, особено при комуникация с клиенти и партньори.

Тези пощи са безплатна част от хостинг услугата, която хората ползват за сайтовете си. В общия случай като при СуперХостинг.БГ например, може да създадете неограничен брой пощи за себе си и за екипа си.

Този тип пощи ви гарантират по-голяма защита, професионализъм, обслужване и поддръжка на имейл услугата.

Проверката им по нищо не се различава от останалите имейли.

Може да ги използвате на всяко устройство и с предпочитания от вас имейл клиент – outlook, Thunderbird, gmail, mac mail и още.

Предимствата на пощата, която е с домейна ви е:

С нея клиентите ще ви намират лесно
Достъп до пощата си навсякъде, по всяко време и от всякакво устройство.
Пощата може да се ползва през имейл клиент на десктоп и телефон.
Името на сайта (бизнеса ви), участващо в името на имейл адреса, вдъхва доверие у клиентите ви и партньорите ви.
Имейл адресът е разпознаваем и запомнящ се
Имате пълен контрол над имейл услугата – определяте дисковото пространство, активирате защитни механизми против SPAM, добавяте автоматични отговори, създавате имейл пренасочвания и други.
Свободата да създавате много имейл адреси, които ще имат едно и също окончание – името на вашия сайт.

#6. Осигурете си професионална защита срещу СПАМ

Може би най-подценяваната част от формулата за провеждане на професионална имейл комуникация.

Сещаме се за нея едва, когато нещата се объркат.

И ако не сме се погрижили предварително, последствията може да са:

Изгубена, открадната или повредена информация
Вируси засягащи чувствителна наша информация
SPAM съобщения и зловреден софтуер
Влошаване на бизнес репутацията

Защитата на пощата е част от професионалното ви отношение!

Най-вече заради доверието в бизнеса ви!

Високото ниво на имейл комуникация изисква да използвате професионални пощи с името на вашия сайт (info@supersite.bg) и премиум защита от SPAM и вируси.

Знаете, няма по-добра защита от превенцията!

На ниво хостинг акаунт е лесно да се активират стандартните защити, които са част от услугата.

Но за още по-голяма сигурност се препоръчва да използвате Премиум защитата, която включва повече нива на сигурност. По този начин не само ще защитите комуникацията си, но и устройствата, от които проверявате имейлите си от зловредни имейли, фалшиви фактури, които ни подлъгват, фалшиви имейли от популярни сайтове, банки и т.н.

Стандартна защита, която може да надградите до професионална

Подсигурете се с премиум защитата от SPAM и вируси – напълно безплатно за един домейн за първата година от Суперхостинг БГ (научете повече) ?

#7. Направете проверка, преди да го изпратите

След като изпълните всички стъпки до тук и преди да кликнете на бутона “изпрати”, уверете се, че всичко, което сте написали в имейла е без правописни, граматически грешки и тафтологии.

И не на последно място:

Уверете се, че не се обръщате към грешния човек!

Инструменти: използвайте Word с включена авто-корекция или този безплатен онлайн инструмент. Ако пък пишете имейли на английски, за проверка и корекция използвайте Grammarly.

Още няколко препоръки за имейла ви:

Най-приятната музика за ушите на всеки е името му, а най-неприятната ако някой го обърка. Затова винаги проверявайте по 2 пъти името на човека, ако ще го използвате в имейла си.
Подписът ви форматиран ли е правилно? Съдържа ли всичко необходимо, за да се свържат с вас и извън имейла?
Всички прикачени файлове работят ли коректно? Необходима ли е специална програма / софтуер, за да бъдат отворени?
Проверете имейл адреса на получателя (сложете го накрая), за да не изпратите чувствителна информация не на когото трябва.

#8. Използвайте предимствата на “Bcc” и “Cc”

Едно от най-неприятните неща, които може да направите е да изпратите имейл на грешния човек / адрес.

За да сте сигурни, че няма да допуснете такава грешка в бизнес кореспонденцията си, може да използвате двете функции на всеки имейл софтуер, които вероятно вече сте виждали: Bcc и Cc.

Например, ние често използваме Bcc функцията, за да бъдем в течение на информацията от даден поток с имейли, без основния получател да вижда това: той не вижда до кого друг изпращате конкретния имейл.

Това е полезно и ако изпращате имейл до много хора, но не искате останалите да виждат адресите на всички, които получават писмото.

ProTip: може да използвате Gmail, за да изпратите имейл до много хора едновременно (до 500 имейла на ден), без останалите да виждат другите участници в кореспонденцията.

#9. Прикачени файлове: подходящи имена и формати

Често използваме имейл само, за да прикачим файл.

Те обаче имат и тъмна страна!

Изследвания показват, че прикачените файлове все още са носител № 1 на вируси и зловреден софтуер. За съжаление, ако нямате добра СПАМ защита те могат да заразят телефона или компютъра ви за секунди.

Ето защо платформи като Gmail използват различни спам и други протоколи за сигурност, за да проследяват и деактивират всички потенциално вредни имейли и прикачени файлове.

Но Gmail е по-скоро за лична поща.

Как обаче да се защитите ако сте фирма и имате активна бизнес кореспонденция, а имейлът ви е с името на домейна ви?

ProTip: подсигурете се с премиум защитата от SPAM и вируси, която да използва професионална система за имейл сигурност, защитавайки пощенската ви кутия от SPAM имейл съобщения, вируси, злонамерен софтуер и опити за фишинг.

Не подценявайте тази стъпка!

Когато става въпрос за изходящата, добре е да сте сигурни, че вашите прикачени файлове няма да бъдат маркирани като спам.

За целта следвайте тези стъпки:

Уверете се, че форматът на файла е подходящ за имейл
Уверете се, че в името на файла не се съдържат произволни букви и цифри, а име, което показва какво съдържа файла
Уверете се, че към името на файла е добавено и съответното разширение – .pdf, .docx, rar, exell (без .exe) и т.н.

ProTip: добър пример от практиката ни с имейл комуникацията е прикачените файлове да се кръщават с имена, изписани на латиница и с тирета между думите, а не с празни разстояния (интервали).