13 трика за бърза и лесна работа в Gmail

Много от нас използват няколко различни мейл акаунта едновременно, за да разграничават бизнес кореспонденцията от личната. В този случай е много по-удобно да проверяваме всички акаунти от едно място, нали?

Точно това правя и аз!

Настроил съм си от личната поща да проверявам тази на lifehack.bg, на kingsman.bg, както и на още две лични пощи в Gmail – супер удобно е!

Ето как да го направите и вие:

С помощта на функцията Няколко входящи пощи, ще събираш пощата от всяка добавена пощенска кутия в отделна папка в раздел Входяща поща. Тази функция може да бъде активирана от настройките на Gmail в раздел Лаборатория (Labs).

Ето и останалите настройки, които трябва да направиш:

Ако работиш с хора, живеещи в различни часови пояси, то приложението Boomerang ще ви помогне да изпращаш писмата си именно в онова време от денонощието, в което те със сигурност ще бъдат прочетени.

Просто напиши писмото, като след това посочи времето за неговото изпращане. За всичко останало ще се погрижи Boomerang.

Лабораторията е специален раздел в настройките на Gmail.

Тук са събрани експерименталните функции, които към този момент все още се тестват. Разучи всички възможности в този раздел, защото сред тях има доста интересни и полезни предложения, които ще улеснят работата ти:

Ако някога си използвал Trello, вече знаеш, колко е удобно.

Цялата информация тук се записва във вид на отделни стикери, които са организирани в няколко тематични колонки. Разширението Sortd позволява такава организация на работното пространство в Gmail.

Ако ти е нужен адрес за регистрация, за да си изтеглиш безплатна книга или приложение, можеш да не използваш своя основен мейл адрес, а негови производни. Gmail позволява да добавиш към мейла си адрес която и да е дума със знак + и да използваш получения адрес за получаване на поща.

По такъв начин можем да разделим писмата на работни и лични или да настроим ефективна защита от спам. Ето как става магията:

Ако мейлът ми е hristo@gmail.com, то мога да добавя още една дума към него и да използвам новия имейл за нещо друго. Новият може да е:

hristo+freebook@gmail.com или hristo+app@gmail.com

Gmail разполага с множество клавишни комбинации, които ще ти помогнат много по-бързо да вършиш работата си. Можеш да видиш всичките, като натиснеш комбинация Shift + ?. Избери операциите, които използваш най-често и запомни клавишните комбинации.

Ефектът ще надхвърли всичките ти очаквания.

Изключително полезна функция!

Особено ако си объркал нещо, но вече си натиснал бутона Send!

Понякога след като сме натиснали бутона изпрати с ужас разбираме, че сме забравили да споменем важна информация или да прикачим файл.

За да избегнем подобни ситуации Gmail разполага с функцията Отмяна на изпращането. Активирайте я в настройките на приложението и въведете с колко секунди трябва да бъде задържано изпащането на писмото.

Всъщност, за тази супер функция писахме подробно тук.

Тази функция ще ви е от полза в случай, че имаш нужда временно да приглушиш прекалено активен кореспондент. След избирането на функцията всички писма от този контакт ще спрат да се показват в папка Входящи, като разбира се във всеки един момент можеш да ги намериш и да ги прочетеш, като напишеш в търсачката label:mute. При желание можеш да отблокираш потребителя отново.

Както се вижда от снимката, може да направиш това като маркираш съответните съобщения от този контакт → избираш от менюто Още → Филтриране…

След това отново избирате Още (More) → Mute

Експерименталната функция Шаблонни отговори позволява бързо да отговаряме на писмата, използвайки предварително създадени заготовки. Това ще ви е от полза в случай, че получавате много писма, за които отговорът е горе-долу един и същ.

Функцията се намира в раздел Лаборатория и се нарича Canned Responses.

Как да я използваш?

Когато отговаряш на имейл, просто кликни на стрелката, която виждаш отдолу и следвайте показаните опции за създаване на Canned Responses:

Напиши отговора си, маркирай го и отново се върни на същите опции! След това от там избери да запазиш готовия отговор.

Следващият път, когато искаш да го използваш, върни се на същите настройки и този път избери от менюто опцията Insert!

Приложението напълно променя външния вид на Gmail пощата.

Inbox притежава много прост и удобен интерфейс, а също така и функции позволяващи да автоматизираме работата си.

Използвам го от няколко месеца, заедно със стандартния изглед на Gmail, както на десктоп, така и на телефона – там с приоритет Inbox.

Резултатът е много по-бърза и лесна работа с мейлите, особено с тези, които получавам от разни сайтове, за които съм се абонирал.

Горещо препоръчвам комбинацията от Gmail и Inbox!

Това е една от любимите ми опции в Gmail!

Благодарение на нея държа организирани списъци на различни неща: запитвания за реклама, лични мейли, запитвания от lifehack и т.н.

Колкото и да е изчистен интерфейса на Gmail, ако обедините няколко пощи (трик №1) то ще дойде момент, в който ще стане пълна лудница.

На помощ идват и етикетите!

Това са цветно маркиране на различните теми, които искате да отбележите, за да се отличават с един поглед в пощата ви.

Създават се много лесно:

Когато си направите нов етикет реално се създава отделна папка само за писмата, които ще маркирате с този етикет!

Когато отворите мейл, може да го етикирате като от менюто отгоре изберете Labels → Избирате етикет → Apply.

Овладейте търсачката на Gmail с тези няколко трика:

From: | търси във всички мейли за тези от конкретен изпращач

To: | Търси във всички имейли изпратени до конкретен адрес

In:anywhere | Търси абсолютно навсякъде в Gmail, включително в кошчето и папка спам, които нормално са изключени от търсенето.

Is:starred | Търси всички маркирани със звезда

Is:unread | Търси във всички непрочетени имейли

Has:Attachment | Търси във всички мейли с прикачени файлове. Чудесна опция ако искате да почистите пощата си – намирате мейлите с файлове и изтривате ненужните, които заемат много място.

After: | Търси изпратени или получени след определена дата

Before: | Търси изпратени или получени преди определена дата

Бъдете по-организирани с вградената опция на Gmail за създаване на списъци със задачи. И още по-якото – задачи, които са свързани с точно определен имейл! За да създадете нова задача към някой имейл, маркирайте го → от менюто отгоре изберете More → Add to Task.

Веднага след това ще видите в долния десен ъгъл списък със задачите си, в който може да добавяте още задачи, срокове за изпълнение и да ги маркирате като изпълнени.

Поставете дата към някоя от задачите и тя автоматично ще се добави към Google календара ви – чудесен начин да организирате мейла си!