50 правила на добрия имейл етикет – 2017

Всеки ден изпращаме над 200 милиарда имейла!

Но как да се отличим от аматьорите и да си гарантираме, че всяко изпратено от нас писмо ще бъде едновременно и учтиво и професионално?

За щастие правилата са ясни!

В удобната инфографика, която следва и в полезните съвети под нея, ще ви покажем всички основни правила при писането на имейл, които трябва да прилагате, за да направите супер добро впечатление. От попълването на полето Subject (Тема) до подписа в края на писмото ще знаете съвсем точно какво трябва да правите, за да пишете електронни писма като пълен професионалист.

И преди да започнете не забравяйте, че много често хората, с които комуникирате по електронната поща, тези от другата страна на монитора, могат да съдят за вас като човек и професионалист единствено по писмото, което сте им изпратили.

И ако искате да не ви се смеят зад гърба, само защото не знаете основни правила на добрата бизнес кореспонденция, то това ръководство е за вас!

В него ще научите:

  • Точните правила, които трябва да спазвате при писане на мейл
  • Какво трябва да съдържа професионалния имейл
  • Как да бъде структуриран перфектния бизнес имейл
  • И още куп трикове и тънкости на бизнес кореспонденцията

36 съвета за писане на перфектен имейл!


Хората от бизнеса прекарват средно по ¼ от работната седмица в преглед на стотици имейли. Независимо от това, професионалният инструктор Барбара Пачтър казва, че голяма част от тях все още не познават добре етикета на този вид комуникация, неглижират я и не я използват ефективно и рационално.

Заради огромния обем съобщения, които четем и пишем, често сме склонни да допускаме грешки и тези грешки могат да имат сериозни последствия за комуникацията ни. В книгата си “ The Essentials Of Business Etiquette” Пачтър представя основите на съвременния имейл етикет. Ето и най-важните от тях:

Още 15 правила на имейл етикета:

#1. Формулирайте точна и ясна тема


Примери за добри теми (Subject) са “Датата на срещата е променена”, “Бърз въпрос относно презентацията ви” или “Идеи за бизнес плана”.

Хората често решават дали да отговорят на имейла в зависимост от темата. Изберете онази, която ще накара читателя, да разбере, че става въпрос за неговия интерес или бизнес въпрос.

Бележка: в своята работа често сме свидетели на имейли, в които съдържанието на самото писмо се съдържа в Subject-a, което е брутално нарушаване на бизнес етикета. Темата на едно електронно съобщение е мястото, където трябва да сте максимално ясни, точни и кратки, за да се разбере именно темата на писмото и неговия приоритет.

#2. Използвайте професионален имейл адрес


Бизнес имейл етикет

Ако работим за компания, трябва да използваме имейл адреса на компанията.

Но ако използваме личен акаунт трябва да внимаваме при избора на адрес. Той трябва да представя името ни, така че получателят да знае кой точно изпраща писмото. Не пишете от имейл адреси, останали от училищните ви години, които не са подходящи за бизнес цели, като например “ babygirl@ …“ или „ivan88@ …“

#3. Преди да кликнеш “Reply All” – помисли


Никой не иска да чете писма от 20 души, които нямат нищо общо с него.

Да не обръщаме внимание на имейлите е трудно, тъй като много хора получават уведомления за нови писма на своите смартфони или изскачащи съобщения на компютърните си екрани. Въздържайте се от бутона „Reply All“, освен ако наистина смятате, че всеки в списъка трябва да получи този имейл.

#4. Включете информация за себе си


Кажете на този, който чете писмото ви кой сте и с какво се занимавате.

Най-подходящият атрибут за това е разбира се подписът на вашия мейл (имате такъв, нали?)

Като цяло трябва да присъства вашето пълно име, име на компанията, както и информация за обратна връзка, включително телефонен номер. Също така можете да добавите и малко реклама за себе си, но не прекалявайте. Използвайте същия шрифт, размер и цвят, както в останалата част от електронното писмо.

#5. Бъдете учтиви, спазвайте дистанция


biznes

Не използвайте разговорни изрази като “Хей, момчета”, “Йо” или “Здравейте хора”.

Спокойната природа на нашите писания не трябва да влияе на поздрава в имейла. Хей е много неформален поздрав и обикновено не трябва да се използва на работното място.

Пачтър съветва и да не съкращаваме името на никого. Кажете “Здравей Майкъл” освен, ако не сте напълно сигурни, че предпочита да го наричате “Майк”.

#6. Внимавайте с удивителните


Ако решите да използвате удивителен знак, нека той бъде само един, за да предадете важността на написаното, пише Патчър.

Хората понякога се разсейват и поставят редица удивителни знаци в края на изречението си. Резултатът може да изглежда твърде емоционален и незрял. Удивителните знаци трябва да се използват пестеливо в писмена форма.

#7. Бъдете предпазливи с чувството за хумор


Хуморът може лесно да се изгуби в превода без правилната интонация или изражение на лицето. В професионалното имейл общуване, е по-добре да оставим хумора на страна, освен, ако не познаваме получателя добре.

Това, което е смешно за нас, може да се окаже не толкова смешно за някой друг.

Нещо, което се приема като смешно, когато говорим, може да не е толкова смешно, когато е написано. В случай на съмнение го изключете.

#8. Различните култури говорят и пишат различно


email4

Липсата на добра комуникация може лесно да се случи, поради културните различия, особено при писането, когато не можем да говорим очи в очи. Приспособете съобщението си до културния произход на получателя или към  това колко добре го познавате.

Полезно

Хората от култури като японска, арабска или китайска искат да се видят лице в лице, да се запознаят, преди да правят бизнес вас.

Тези от страни като Германия, Америка или скандинавските държави предпочитат да стигнат до този етап много по-бързо.

#9. Отговаряйте на имейлите насочени директно до вас, дори и да не са предназначени за вас


Трудно е да отговаряме на всяко едно съобщение, което е изпратено до нас, но трябва да го правим – признак за добро възпитание. Това включва случаите, когато имейлът е изпратен грешно до вас, а вие не сте отговорния за задачата човек.

Отговорът служи като добър мейл етикет, особено, ако този човек работи в същата компания или индустрия като вашата. Ето например за отговор:

„Здравей, много бих искал да ти помогна, но компетентния човек за това ….. е г-н Николов от отдел…. Мисля, че той ще ти свърши работа. Поздрави.“

#10 Когато мейлът НЕ е насочен директно до вас, а сте само в копие – не отговаряйте. Просто наблюдавайте!


biznes-etiket3

Често получаваме мейли, в които не сме основния получател, а сме сложени в копие (Cc), за да сме информирани какво се случва по конкретната тема.

Тук не би било учтиво да се намесвате като отговорите директно до основния изпращач, тъй като той адресира писмото до друг човек, който е пряко отговорен за съответната задача. Ако сте мениджър и сте в копие, директния отговор до изпращача е пренебрежение към основния получател и индиректно заявление, че той не може да се справи. Освен при екстремни ситуации, избягвайте да отговаряте, когато сте в копие и не сте директния адресат на писмото.        

#11. Проверявайте всяко съобщение


Нашите грешки не остават незабелязани от получателите на имейлите ни. “И в зависимост от това, кой е получателят, може дори да ни осъди за тях” – казва Пачтър. Използвайте проверката на правописа.

Четете и препрочитайте написаното няколко пъти, за да сте сигурни, че няма двусмислие в думите ви, преди да изпратите писмото.

#12. Добавeте имейл адреса накрая


biznes-etiket

Не искате да изпратите писмото случайно, преди да сте приключили с писането и редакцията на съобщението, нали? Дори, когато отговаряте на съобщение добра предпазна мярка е да изтрием адреса на получателя и да го въведем отново, когато сме сигурни, че съобщението е готово за изпращане.

Важно: ако искате да се подсигурите напълно (за Gmail) – вижте тук.

#13. Оставете класическия шрифт


За бизнес кореспонденции използвайте класическите шрифт, размер и цвят.

Основно правило: Вашите имейли трябва да бъдат лесни за четене.

Използвайте размер на шрифта 10 или 12 и лесен за разчитане стил, като Arial, Calibri или Times New Roman. Що се отнася до цвета, черният е най-сигурният избор.

#14. Внимавайте с интонацията


Точно както шегите се губят в превода, интонацията е лесно да бъде разбрана погрешно, без нашия глас и изражението на лицето ни да могат да бъдат чути.

За да се избегнат недоразумения, Патчър препоръчва да прочетем съобщението си на глас, преди да натиснем бутона изпрати.

“Ако звучи грубо за теб, ще звучи грубо и за читателя”, казва тя. За най-добри резултати избягвайте използването на негативни думи като “провал” , “грешка” или “пренебрегвам”. Винаги казвайте “моля” и “благодаря”.

#15. Нищо не остава скрито – пишете внимателно


email6

Бившият директор на ЦРУ, самият Дейвид Питреъс, явно е забравил това важно правило щом се остави да го хванат в любовна афера с Пола Бродуел и то заради мейла (и все пак палавият генерал се е опитал да използва Gmail, за да не бъде проследен, но не е осъзнавал, че за ФБР и това не е особено трудно за проследяване)!

Винаги пишете така, все едно всички ще го прочетат. Не пишете нещо, което не бихте искали всички да видят.

По-простичката интерпретация: Не пиша нищо, което може да бъде пагубно за мен, да ме злепостави, да се използва срещу мен или да нарани другите.

В края на краищата, имейлът лесно може да се препрати и затова горещо ви съветваме да бъдете много предпазливи, отколкото после да съжалявате.

Полезно

Ако искате максимално да затрудните проследяването на дадена комуникация между вас и събеседникът ви, може да използвате комбинацията между браузъра Tor и т.нар. OTM чат като този или този (използвайте версии, които не изискват инсталация). Ако пък искате пълна анонимност, може да използвате тази операционна система (имайте предвид, че не е особено лесна за работа).


Нямаме абсолютно никакво съмнение, че сте много добре запознати с тези основни правила и разбира се, редовно ги спазвате.

НО за вашите колеги и партньори, на които имейл етикета им куца, тези няколко съвета вероятно ще са от огромна полза.

Покажете им ги дискретно, като ги споделите на вашата Facebook стена. Използвайте бутоните за споделяне в ляво!

P.S. Изпуснахме ли нещо?

Кои са интересните моменти от вашата практика с бизнес кореспонденцията ви? Сигурни сме, че имате доста интересни неща за разказване…

___

Източници:

4
Остави коментар

avatar
3 Comment threads
1 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
4 Comment authors
БорисAglikaХристоГергана Влахова Recent comment authors
нови стари харесвани
Борис
Гост
Борис

А когато звъннеш на дадена фирма и служителката ти отговори „Аалоу“ … вие се впрягате за някакви си !!! 😀 Иначе интересна статия!

Aglika
Гост
Aglika

Супер, много добра статия! Ако можеше да се чете всеки месец, щяхме да режем по един от съветите годишно може би. 🙂 Аз бих предложила сортирането на B2B и B2C имейли, тъй като са с различни правила и приложения. Тук съветите си пасват напълно за B2B, където наистина автоматичните отговори трябва да са стриктно избрани (Auto-reply & OOO), но пък при B2C можеш да си позволиш известна „разчупеност“ и креативност, базирайки се на познаването на получателите и съответния бизнес. Писането на латиница е абсолютно забранено, а ако се налага, например, ако се използва телефон, който не поддържа Bulgarian keyboard, то… Прочети всичко »

Гергана Влахова
Гост
Гергана Влахова

За 13 години работа с много и различни колеги и клиенти съм попадала на какви ли не случаи. Самата аз съм била поучавана в началото как да си пиша мейлите професионално и предупреждавана да използвам „малки черни букви“ вместо червени и подчертани думи 🙂 . Особено дразнещо е писането с латински букви. За жалост това се използва понякога доста активно от служители в големи компании и то при кореспонденция с външни клиенти. Мислех че вече всичко съм видяла, но – не : вчера станах „жертва“ и на друг номер – незспазване на „темата“ – т.е. в мейл с една тема… Прочети всичко »

🔘 За Нас

🔘 За Реклама


🔘 Общи условия

🔘 Права за ползване

🔘 Privacy Policy

🔘 Cookies

🔘 Решаване на спорове


LIFEHACK е медия за бизнес и личностно развитие, в която се публикува качествено съдържание по теми като дигитален маркетинг, онлайн бизнес, лидерство, предприемачество, мениджмънт, психология и продуктивност.


Facebook

📩 office@lifehack.bg