16 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не знаете

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не знаетеВ света на офис пакетите има нов лидер!

Под повърхността на Google Docs се крият много полезни функции, които ще ви помогнат да работите не по-зле от някакъв си Microsoft Office, за който трябва и да си платите.

На много от нас ни се струва, че с онлайн текстов редактор като този на Google може единствено да набираме текст и че за нищо друго не става.

Всъщност, това далеч не е така.

От няколко месеца почти съм забравил какво е това Microsoft Word.

Използвам го единствено, за да чета документите, които идват по служебната ми поща. Но когато трябва да пиша статия, то почти винаги отварям една от най-важните части на Google Drive, а именно суперменът в обработката на текстове – Google Docs.

Защо го хваля толкова ли?

В следващите редове сме ви подготвили само част от стотиците възможности на този прекрасен текстов редактор. Сигурен съм, че ще са ви полезни.

Затова, разгледайте и приложете…

#1 Включете офлайн режим за работа и достъп без интернет

Google Docs умее да работи и в автономен режим. При това можете да създавате нови и да редактирате съществуващи документи. При следващото свързване с интернет всички изменения ще бъдат синхронизирани. За активиране на тази функция отворете сайта на Google Drive → отидете в настройките (горе вдясно – иконката зъбно колело) → сложете отметката, която се появява най-отдолу в секцията Offline.

My Drive - Google Drive_2015-09-21_18-32-53

#2 Съвместна работа с други хора върху един и същ документ

Редакторът Google Docs ни предоставя всичко необходимо за съвместна работа с документи. Можете лесно да редактирате текста, като имате възможност да настроите правата за достъп към файла доста прецизно. Така ще можете да разрешите само преглед, преглед и коментиране или дори да дадете пълен достъп за редакция.

В последния случай всички направени от вашите служители изменения ще се показват в реално време и ще работите над текста заедно в буквалния смисъл на думата.

Това е една от опциите, които ме накараха да се влюбя в тази услуга.

Особено, когато става въпрос за съвместни статии или за гост автори тук в lifehack.bg – възможността за съвместна работа върху материала, опцията за оставяне на коментари към различните параграфи, правят колаборацията много по-бърза и ефективна!

Как да споделите документ за обща редакция ли?

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_18-44-17

Много е лесно – отваряте съответния текстов файл → горе вдясно избирате синият бутон за споделяне Share, въвеждате мейла на човека, с когото искате да работите, задавате му права какво може да прави (изброихме ги по-горе) и сте готови. Това е!

#3 Публикувайте документи

Готовите документи могат да се покажат, не само на ограничен кръг от служители, но и да се публикуват в мрежата – видими за всички.

За да направите това кликнете в документа на File – Publish to the web… Ще получите линк за уеб страницата или код за вграждане на документа в сайта ви – както ви е удобно.

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_19-08-19

#4 Лесно добавяне на линкове

Онлайн редактора съдържа удобен инструмент за добавяне на линкове.

Маркирайте дума от текста → кликнете дясно копче на мишката → изберете Link. Ще се появи падащо прозорче, предлагащо най-вероятната релевантна връзка. Като правило, това е статия от Wikipedia и първите няколко линка от търсене в Google по дадена дума.

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_19-25-23

#5 Използвайте свои стилове

Ако не ви подхождат вградените стилове за форматиране на текста, то лесно можете да създадете свои собствени. Наберете текст с шрифта и форматирането, което ви харесва, а след това от менюто с избор на стил (снимката отдолу) изберете да създадете вашия.

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_19-32-36

#6 Персонален речник

Ако редактора постоянно подчертава дадена дума като неправилна, но вие сте сигурни, че това не е така, просто я добавете в персоналния речник, с който разполага Docs.

От менюто изберете Tools → Personal dictionary…

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_19-36-22

#7 Web clipboard

Офис пакета Google разполага с една много интересна функция наречена „Web clipboard”.

Та позволява да копирате няколко откъса от един текст, картинки или таблици заедно и да ги преместите в друг документ в офис пакета на Google.

Достъп до него можете да получите от менюто: Edit → Web clipboard

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_19-42-26

#8 Разширено търсене

Инструмента за разширено търсене в Google Docs представлява специален панел, служещ за търсене на различна информация в процеса на работа над документа.

Има два варианта, в които може да ви се наложи да ползвате тази много полезна опция: единият е, когато търсите нещо, за което още не сте писали – то тогава извикайте опцията за рисърч от Tools → Research – вдясно ще се появи панел за търсене. И вторият вариант е, когато търсите по дума или фраза от самия текст. То тогава маркирайте търсеното в текста, за което искате да проучите в Google и с дясно копче на мишката от контекстното меню изберете Research. Резултатите ще се появят отново в панела вдясно.

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_19-49-40

#9 Разширения или още Add-ons

Функционалността на Google Docs може да се разшири и с помощта на специални разширения – също като при браузъра Chrome.

Тези добавки са създадени както от външни разработчици, така и от самата компания Google. Обикновено служат за добавяне на поддръжка на нови формати, конвертиране на файлове и по-удобно приложение на редактора за различни цели.

От менюто изберете Add-ons → Get Add-ons…

#10 Вкарвайте снимки и изображения в документа си чрез влачене и пускане директно от работния плот или друг сайт

Не всеки знае, че в документите на Google Docs можете да вмъквате картинки просто като ги придърпате с мишката от работния плот или от файловия мениджър на Windows.

А ако имате нужда да вмъкнете картинка от уеб страница, просто я хванете и я сложете на нужното място в текста, и тя автоматично ще се появи във вашия документ.

crop

#11 Превеждайте документи

Ако работите с документи на чужд език и искате да разберете долу-горе какво пише, то Google Docs има вграден преводач. Той е разположен в Tools → Translate Document…

#12 Лесна навигация в по сложни документи

Ако сте създали обемен документ с по-сложна структура, то лесно можете да се ориентирате в съдържанието му чрез изобразяване на заглавията на текста. Тази функция ще намерите в Add-ons → Table of contents → Show in sidebar.

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_21-20-40

За да ви се появят различните части в съдържанието, маркирайте техните заглавия с един от таговете за заглавие – H1, H2, H3.

#13 Включете Full screen режим

Много от нас харесват текстови редактори, които съдържат минимум отвличащи елементи, нямат кой знае колко инструменти и заемат целия екран на монитора.

Това помага за по-продуктивна работа и концентрация върху текста. Активацията на такъв режим е възможна и тук – отворете View → Full screen

#14 Използвайте галерията с готови шаблони

Една от любимите ми опции за форматиране в Google Docs.

Защо? Защото дава възможност да си изберем наготово шаблони, които иначе почти е невъзможно да си направим сами или ще ни отнеме ненужно много време.

Галерията с шаблони съдържа добро количество добре оформени документи, които може да използвате наготово. Трябва само да отидете на този адрес и да си изберете.

#15 Автоматично вмъкване на съдържание

Представете си, че пишете електронна книга в Google Docs (страхотен е за тази цел) и след 150 страници писане, разделяне на глави, оформление и т.н., в началото трябва да поставите съдържание. Ако не ви се разхожда из огромния документ, събирайки заглавията, за да ги оформите в съдържание, то може да направите тази задача не ръчно, а напълно автоматично! Редакторът ще направи всичко това вместо вас.

Просто изберете Insert → Table of contents.

17 супер функции в безплатния офис инструмент Google Docs, за които вероятно не _2015-09-21_21-50-43

#16 Сложете линк към отделен абзац, а не към цял документ

Ако искате да споделите не цял огромен документ, а да покажете само един отделен абзац от него – какво правите? Как да стане, без да карате другия да търси като луд?

На помощ идват вътрешните линкове, които може да поставяте в документа.

Как да стане ли? Задръжте курсора на необходимото място в текста, а след това от менюто изберете – Insert → Bookmark. След това копирайте линка от адрес бара.


Всъщност, в Google Docs има още много полезни опции.

Това бяха само част от основните, които ще ви помогнат да работите по-бързо, лесно и удобно с вашите документи. Ако и вие имате любима функция, която не споменахме – не се колебайте да я споделите с нас в статуса към статията във Facebook.

[su_box title=“Още супер текстови редактори:“ style=“soft“ box_color=“#ffffff“ title_color=“#8b8b8b“ radius=“2″]

Искате ли да разполагате с най-добрите инструменти за писане на текст? То тогава разгледайте тези безплатни предложения:

  1. Quip: удивително красив и адски полезен текстов редактор
  2. Перфектният бял лист дигитална хартия, на който да пишете
  3. Пиши, редактирай, коригирай, отбелязвай бързо и лесно с Poetica
  4. ZenPen: минималистичен, безплатен онлайн текстов редактор
  5. Draft: за писатели, блогъри, копирайтъри – за всеки, който пише
[/su_box]

Остави коментар

avatar

🔘 За Нас

🔘 За Реклама


🔘 Общи условия

🔘 Права за ползване

🔘 Privacy Policy

🔘 Cookies

🔘 Решаване на спорове


LIFEHACK е медия за бизнес и личностно развитие, в която се публикува качествено съдържание по теми като дигитален маркетинг, онлайн бизнес, лидерство, предприемачество, мениджмънт, психология и продуктивност.


Facebook

📩 office@lifehack.bg