В света на офис пакетите има нов лидер!
Под повърхността на Google Docs се крият много полезни функции, които ще ви помогнат да работите не по-зле от някакъв си Microsoft Office, за който трябва и да си платите.
На много от нас ни се струва, че с онлайн текстов редактор като този на Google може единствено да набираме текст и че за нищо друго не става.
Всъщност, това далеч не е така.
От няколко месеца почти съм забравил какво е това Microsoft Word.
Използвам го единствено, за да чета документите, които идват по служебната ми поща. Но когато трябва да пиша статия, то почти винаги отварям една от най-важните части на Google Drive, а именно суперменът в обработката на текстове – Google Docs.
Защо го хваля толкова ли?
В следващите редове сме ви подготвили само част от стотиците възможности на този прекрасен текстов редактор. Сигурен съм, че ще са ви полезни.
Затова, разгледайте и приложете…
#1 Включете офлайн режим за работа и достъп без интернет
Google Docs умее да работи и в автономен режим. При това можете да създавате нови и да редактирате съществуващи документи. При следващото свързване с интернет всички изменения ще бъдат синхронизирани. За активиране на тази функция отворете сайта на Google Drive → отидете в настройките (горе вдясно – иконката зъбно колело) → сложете отметката, която се появява най-отдолу в секцията Offline.
#2 Съвместна работа с други хора върху един и същ документ
Редакторът Google Docs ни предоставя всичко необходимо за съвместна работа с документи. Можете лесно да редактирате текста, като имате възможност да настроите правата за достъп към файла доста прецизно. Така ще можете да разрешите само преглед, преглед и коментиране или дори да дадете пълен достъп за редакция.
В последния случай всички направени от вашите служители изменения ще се показват в реално време и ще работите над текста заедно в буквалния смисъл на думата.
Това е една от опциите, които ме накараха да се влюбя в тази услуга.
Особено, когато става въпрос за съвместни статии или за гост автори тук в lifehack.bg – възможността за съвместна работа върху материала, опцията за оставяне на коментари към различните параграфи, правят колаборацията много по-бърза и ефективна!
Как да споделите документ за обща редакция ли?
Много е лесно – отваряте съответния текстов файл → горе вдясно избирате синият бутон за споделяне Share, въвеждате мейла на човека, с когото искате да работите, задавате му права какво може да прави (изброихме ги по-горе) и сте готови. Това е!
#3 Публикувайте документи
Готовите документи могат да се покажат, не само на ограничен кръг от служители, но и да се публикуват в мрежата – видими за всички.
За да направите това кликнете в документа на File – Publish to the web… Ще получите линк за уеб страницата или код за вграждане на документа в сайта ви – както ви е удобно.
#4 Лесно добавяне на линкове
Онлайн редактора съдържа удобен инструмент за добавяне на линкове.
Маркирайте дума от текста → кликнете дясно копче на мишката → изберете Link. Ще се появи падащо прозорче, предлагащо най-вероятната релевантна връзка. Като правило, това е статия от Wikipedia и първите няколко линка от търсене в Google по дадена дума.
#5 Използвайте свои стилове
Ако не ви подхождат вградените стилове за форматиране на текста, то лесно можете да създадете свои собствени. Наберете текст с шрифта и форматирането, което ви харесва, а след това от менюто с избор на стил (снимката отдолу) изберете да създадете вашия.
#6 Персонален речник
Ако редактора постоянно подчертава дадена дума като неправилна, но вие сте сигурни, че това не е така, просто я добавете в персоналния речник, с който разполага Docs.
От менюто изберете Tools → Personal dictionary…
#7 Web clipboard
Офис пакета Google разполага с една много интересна функция наречена „Web clipboard”.
Та позволява да копирате няколко откъса от един текст, картинки или таблици заедно и да ги преместите в друг документ в офис пакета на Google.
Достъп до него можете да получите от менюто: Edit → Web clipboard
#8 Разширено търсене
Инструмента за разширено търсене в Google Docs представлява специален панел, служещ за търсене на различна информация в процеса на работа над документа.
Има два варианта, в които може да ви се наложи да ползвате тази много полезна опция: единият е, когато търсите нещо, за което още не сте писали – то тогава извикайте опцията за рисърч от Tools → Research – вдясно ще се появи панел за търсене. И вторият вариант е, когато търсите по дума или фраза от самия текст. То тогава маркирайте търсеното в текста, за което искате да проучите в Google и с дясно копче на мишката от контекстното меню изберете Research. Резултатите ще се появят отново в панела вдясно.
#9 Разширения или още Add-ons
Функционалността на Google Docs може да се разшири и с помощта на специални разширения – също като при браузъра Chrome.
Тези добавки са създадени както от външни разработчици, така и от самата компания Google. Обикновено служат за добавяне на поддръжка на нови формати, конвертиране на файлове и по-удобно приложение на редактора за различни цели.
От менюто изберете Add-ons → Get Add-ons…
#10 Вкарвайте снимки и изображения в документа си чрез влачене и пускане директно от работния плот или друг сайт
Не всеки знае, че в документите на Google Docs можете да вмъквате картинки просто като ги придърпате с мишката от работния плот или от файловия мениджър на Windows.
А ако имате нужда да вмъкнете картинка от уеб страница, просто я хванете и я сложете на нужното място в текста, и тя автоматично ще се появи във вашия документ.
#11 Превеждайте документи
Ако работите с документи на чужд език и искате да разберете долу-горе какво пише, то Google Docs има вграден преводач. Той е разположен в Tools → Translate Document…
#12 Лесна навигация в по сложни документи
Ако сте създали обемен документ с по-сложна структура, то лесно можете да се ориентирате в съдържанието му чрез изобразяване на заглавията на текста. Тази функция ще намерите в Add-ons → Table of contents → Show in sidebar.
За да ви се появят различните части в съдържанието, маркирайте техните заглавия с един от таговете за заглавие – H1, H2, H3.
#13 Включете Full screen режим
Много от нас харесват текстови редактори, които съдържат минимум отвличащи елементи, нямат кой знае колко инструменти и заемат целия екран на монитора.
Това помага за по-продуктивна работа и концентрация върху текста. Активацията на такъв режим е възможна и тук – отворете View → Full screen
#14 Използвайте галерията с готови шаблони
Една от любимите ми опции за форматиране в Google Docs.
Защо? Защото дава възможност да си изберем наготово шаблони, които иначе почти е невъзможно да си направим сами или ще ни отнеме ненужно много време.
Галерията с шаблони съдържа добро количество добре оформени документи, които може да използвате наготово. Трябва само да отидете на този адрес и да си изберете.
#15 Автоматично вмъкване на съдържание
Представете си, че пишете електронна книга в Google Docs (страхотен е за тази цел) и след 150 страници писане, разделяне на глави, оформление и т.н., в началото трябва да поставите съдържание. Ако не ви се разхожда из огромния документ, събирайки заглавията, за да ги оформите в съдържание, то може да направите тази задача не ръчно, а напълно автоматично! Редакторът ще направи всичко това вместо вас.
Просто изберете Insert → Table of contents.
#16 Сложете линк към отделен абзац, а не към цял документ
Ако искате да споделите не цял огромен документ, а да покажете само един отделен абзац от него – какво правите? Как да стане, без да карате другия да търси като луд?
На помощ идват вътрешните линкове, които може да поставяте в документа.
Как да стане ли? Задръжте курсора на необходимото място в текста, а след това от менюто изберете – Insert → Bookmark. След това копирайте линка от адрес бара.
Всъщност, в Google Docs има още много полезни опции.
Това бяха само част от основните, които ще ви помогнат да работите по-бързо, лесно и удобно с вашите документи. Ако и вие имате любима функция, която не споменахме – не се колебайте да я споделите с нас в статуса към статията във Facebook.
[su_box title=”Още супер текстови редактори:” style=”soft” box_color=”#ffffff” title_color=”#8b8b8b” radius=”2″]Искате ли да разполагате с най-добрите инструменти за писане на текст? То тогава разгледайте тези безплатни предложения:
- Quip: удивително красив и адски полезен текстов редактор
- Перфектният бял лист дигитална хартия, на който да пишете
- Пиши, редактирай, коригирай, отбелязвай бързо и лесно с Poetica
- ZenPen: минималистичен, безплатен онлайн текстов редактор
- Draft: за писатели, блогъри, копирайтъри – за всеки, който пише
