Искате ли да знаете как да станете по-продуктивни?
В тази статия ви показахме как да си поставите цели, да изградите навици и да следвате програма. Дали обаче това е всичко, което ви е необходимо, за да бъдете максимално продуктивни? Тук ще ви разкрием още няколко правила, доказани от изследователи, които ще ви помогнат да повишите продуктивността си.
Нека разгледаме възможните проблеми и ситуации, които може би ви пречат.
Проблем №1: Приоритети
Понякога успяваме да свършим доста неща, но това не са точно правилните неща.
Любимата лъжа на всички е „Нямам време.“
Не вярвам да има човек, който поне веднъж в живота си да не я е изричал.
Всички ние обаче може би тайничко сме си мислили:
„Е, бих могъл да отделям по един час на ден, ако се организирам, само че това ще ми коства усилия, а и трябва да се лиша от други неща.“
Оправдания…
Вече е изтъркано да се повтаря, но все пак напомням – всички ние имаме точно по 24 часа на ден. Истината е, че просто не сме си подредили правилно приоритетите.
Да погледнем на нещата реалистично.
Някога успявали ли сте да доведете листа си със задачи до край? Да усетите приятното чувство, че абсолютно всичко е свършено и можете да се насладите на пълна почивка.
Едва ли.
Винаги има нещо висящо – за по-късно, за утре, за другата седмица, за следващия месец. Никога няма да успеете да свършите всичките си задължения.
След като уточнихме това, помислете кои са нещата, които наистина бихте искали да направите, с цялото си сърце, разум, тяло и душа?
Задайте към себе си трудния въпрос – „Кое е важното?“ Има едно правило, което гласи, че 80% от резултатите ни, идват от 20% от нещата, които вършим.
Ще се изненадате ли ако ви кажа, че отлагането тук може да ви бъде от полза?
Съвсем сериозно.
Само че става въпрос за отлагането на нещата, които не са толкова важни.
Има три типа отлагане. Първият вариант е нищо. Вторият вариант е да вършите нещо по-маловажно. Третият е да вършите нещо по-важно. И този трети тип е добрият вид отлагане. Сещате ли се за човек, който забравя да се избръсне, да яде, дори да гледа къде ходи и това само защото в момента мисли върху важен въпрос, който е обзел цялото му съзнание? Умът му е отнесен от всекидневието, защото си има други по-важни задачи.
В този смисъл всички вдъхновяващи хора, които познавам, са отлагащи. Отлагащи от третия тип. Оставят малките и дребни задачи, за да работят върху нещо голямо.
– Пол Грахам
Всъщност въпросът не се свежда до определяне на нещата като важни или неважни. По-скоро трябва да се научите да ги подреждате по степен на важност.
Как да го постигнете?
Да речем, че се прибирате от работа в 18:00. Имате ограничен брой часове. Какво си заслужава да направите и какво – не, в тези скъпоценни няколко часа?
Ако все пак сте подредили приоритетите си правилно, но не успявате да сте максимално продуктивни, може би проблемът е другаде. Да не би нещо да ви прекъсва или разсейва докато работите? Ако е така, продължете с четенето.
Проблем 2: Работна среда
Проучванията доказват, че големите офиси с много хора в тях са същинско бедствие, що се отнася до продуктивността.
Защо?
Твърде много разсейващи фактори.
Според вас, какво общо има между най-успешните програмисти в света? Просто е. Работодателите са им осигурили работна среда без разсейващи фактори.
Най-добрите компании винаги се стараят да дадат на работниците си лично пространство, в което да вършат спокойно работата си, необезпокоявани от никого.
Как да се справим с отвличащите вниманието фактори?
Намерете място, където да се скриете. Ако имате спешна задача, а фирмата ви разполага с конферентни зали, можете да запазите едната за известно време и да работите там.
Проучване е установило, че някои CEO-та не могат да работят повече от 20 минути, без да бъдат обезпокоени. Ето това е причината някои от тях да започват работа 90 минути по-рано от вкъщи. За да успеят да свършат важното, без да бъдат обезпокоени.
Разбира се, това все още не е всичко.
Това, че не вършите маловажни неща, все още не означава, че вършите най-важното.
Е, искате ли да научите как да спрете да губите времето си с непродуктивни навици?
Вижте следващия проблем:
Проблем 3: Навици
Случвало ли ви се е тъкмо да се каните да започнете голям проект, обаче да решите преди това да си проверите пощата? И след това да му изгубите края… Защото сте попаднали на десетки писма, на които трябва да отреагирате веднага.
Ако наистина искате да се справите с дадена задача, просто забравете за нещата, които „може да свършите набързо“. Защото може да се окаже, че ще отнемат солидна част от времето и вниманието ви. Движете се по план, без странични дейности!
Какъв е проблемът тук?
Съществуват 3 области от мозъка ви, с които трябва да внимавате:
- Prefrontal Cortex – Това е единствената част от мозъка ви, която мисли за дългосрочните цели. Неговата задача е да ви държи отговорни, подсещайки ви, че трябва да завършите дадена задача или проект.
- Dorsal Stratium – Той предпочита да вършите това, което сте вършили винаги досега. Първо пощата, Фейсбук, Туитър, Инстаграм, а чак после е време за работа.
- Nucleus Accumbens – Частта от вашия мозък, която предпочита забавленията. Отговорна е за разсейването ви из социалните мрежи.
Познайте в крайна сметка какво надделява…
Как да се справим?
На първо място трябва да разпознаем и разграничим лошия навик. След това е необходимо да направим осъществяването му по-трудно.
Доказано е, че ако поставите вредната храна на по-труднодостъпно място, ще си хапвате доста по-рядко и вероятността да отслабнете е по-голяма.
Така е и с вредните навици.
Мислите ли, че компанията печели повече, когато работниците й прекарват повече часове в нея? Ами не. Истината е, че печели повече, когато по-голяма част от тези часове са прекарани във вършене на полезни дейности, независимо къде.
Можете да забраните достъпа до социални мрежи на компютъра си или просто да смените паролата си и да я запишете някъде, където би ви отнело време да я видите.
Фейсбук предлага доста добър вариант за защита на данните, който мен лично доста често ме е спирал да влизам от компютъра на работа.
Можете да добавите код за защита, който се изпраща на телефона ви. Така всеки път, когато влизате, ще се наложи освен паролата си да въведете и получения код.
Това си е доста занимавка, не мислите ли…
Все още не сте достатъчно продуктивни?
Запитайте се „Какво ще стане, ако не свърша тази задача?“ Ако отговорът на въпроса е „Ами нищо“… еми тъкмо в това е проблемът.
Проблем 4: Обстоятелства
Какво би ви накарало да започнете да тренирате упорито, за да свалите килограми? Доста добра мотивация са предстоящите сватбени или бални снимки.
За да научите нещо бързо, трябва да са налични обстоятелства и фактори, които да ви притискат. Трябва да имате добра причина да го направите – награда или наказание.
75% от нещата, които хората вършат, са в следствие на очаквана награда или облага.
Увеличете притискащите фактори, за да се справяте по-бързо със задачите си.
Наградите не вършат работа при задачи, които са по-сложни и изискват повече време. В такива случаи се налага да се задълбочите и да се обвържете емоционално с тях.
Запитайте се: „Защо това, което върша, е толкова важно?“
Когато не усещаме значението на задачите си, мотивацията просто липсва.
Служителите не ползват целия си потенциал, когато не усещат важността си. Ако им се показва, че това, което правят, е значимо, те ще бъдат по-мотивирани.
Дан Пинк предлага на хората, които чувстват силна липса на мотивация, да се обърнат към себе си и да си зададат този важен въпрос: „Моята част в работата има ли значение? Ще се влошат ли нещата, ако днес не се появя в офиса?“
Когато виждаме плодовете на труда си, когато знаем, че участието ни е важно и променя нещата, точно това е мигът, в който активираме мотивацията и продуктивността си.
Всичко изброено дотук е логично.
Но ние, хората, не винаги сме толкова логични и последователни.
Е, какво друго според вас ни пречи и разсейва?
Точно така…
Проблем 5: Настроението
Да-а-а. Тук смятам, че всички ще се съгласите. Настроението играе огромна роля във вършенето на всекидневните задължения. Предполагам на всеки от нас се е случвало да не му се работи твърде много, защото не се чувства добре. Когато сте в добро настроение, вършите много повече и с доста по-голямо желание.
Настроението ви сутрин оказва влияние на продуктивността ви през остатъка на деня. Ако започнете деня си в лошо настроение, не само че няма да бъдете достатъчно мотивирани и продуктивни, а дори ще ставате все по-зле с всеки изминал час.
Как да се справим с това?
Направете нещо бързо, за да се почувствате щастливи.
Мозъците ни са устроени да работят най-добре, когато изпитват щастие и позитивизъм.
Как да се почувствате щастливи?
Отделете 5 минути да разглеждате снимки на малки кученца. Или пък си пуснете песен, която ви развеселява. Няма значение какво ще направите. Важното е само да знаете, че ще се почувствате по-добре и че ще го свършите бързо. Между другото, доказано е, че гледането на снимки с малки кученца, увеличава продуктивността и намалява стреса.
Е, надявам се, че сте открили проблемът.
Сега нека да обобщим кои са най-важните стъпки към вашата максимална продуктивност.
Обобщение
Ето как да бъдете продуктивни (накратко):
- Приоритети: не можете да свършите всичко. Свършете правилните неща.
- Работна среда: намерете място, където да се скриете от отвличащи вниманието фактори. Или работете сутрин от вкъщи.
- Навици: направете лошите си навици труднодостъпни. Следвайте план.
- Обстоятелства: Награждавайте себе си за малките постижения. За по-големите – питайте се защо са важни и открийте в тях цел, смисъл и мотивация.
- Настроение: управлявайте настроенията си, особено сутринта. И… кученцата.
Вече осъзнахте кои са нещата, които са ви пречили досега да бъдете на върха на своята продуктивност. Може би сте искате веднага да изпробвате някои от решенията, които ви предлагаме, за да се справите с тях. Преди това обаче ги споделите със своите колеги и приятели, за да бъдат и те в перфектна форма на работа също като вас.
