Как да избереш най-подходящия софтуер за управление на проекти и задачи, който реално да увеличи стойността и скоростта на бизнеса ти + моите ТОП 5 инструмента

Независимо дали ръководиш голяма корпорация или малък бизнес, със сигурност ти се иска екипът ти да е по-организиран и членовете му да си сътрудничат по-ефективно един с друг.

Ако твоят екип има затруднения със стартирането на проекти, с актуализиране на тяхното състояние, с проследяването на срокове и завършване на работата навреме – има решение за теб.

Управлението на проекти наистина е сложно. В същото време е изключително важно и пряко влияе върху продуктивността на компанията и успешното постигане на цели и задачи.

Този материал е най-пълното, актуално и подробно ръководство по темата, създадено на български език.

Той ще ти помогне да направиш информиран избор на софтуер за управление на проекти, който да е подходящ за твоята конкретна бизнес ситуация.

Какво представляват инструментите за управление на проекти и задачи?

---

Представи си, че работните задачи са пъзел, а проектът е картината, която екипът ти трябва да нареди. Софтуерът за управление на проекти е като опитна ръка, която с лекота подрежда този пъзел.

Програмите за управление на задачи помагат за структуриране на ангажиментите, разпределяне на ресурсите, проследяване на напредъка и дори за прогнозиране на резултатите.

Подходящите програми успешно консолидират работните дейности в една централна платформа, като позволяват на служителите да пестят време чрез разполагане на всички задачи и инструменти за тяхното управление в един-единствен интерфейс.

Защо са ти необходими?

---

Понякога в екипа няма яснота дали всички служители знаят каква работа трябва да се свърши, кой отговаря за нея и какви са крайните срокове за изпълнението ѝ.

Планирането и организирането на всички тези основни компоненти и малки детайли е абсолютно необходимо за работата по проекта и за успеха на твоята компания. Това обаче е едно от най-големите предизвикателства пред екипите и компаниите като цяло.

Как да разбереш дали конкретно в твоя бизнес има необходимост да се внедри софтуер за управление на проекти?

Ето 4 сигнала, че екипът ти се нуждае от подобен инструмент:

Как да избереш най-подходящия софтуер за твоя бизнес и процеси?

---

Следвай тези 5 стъпки и ще можеш да се ориентираш какво ти е нужно:

#1. С екипа си открий предизвикателствата и ограниченията

Не всички инструменти решават едни и същи проблеми.

Ето защо първа стъпка при избора на софтуер е идентифицирането на конкретните специфични предизвикателства.

Направи списък на всички предизвикателства и ограничения, пред които сте изправени като екип. Например една компания може да има конкретен бюджет за подобна програма, друг екип да се нуждае от приложение, което се интегрира с определен софтуер и т.н.

Списъкът трябва да е конкретен, така че да е ясно кои от опциите са потенциално подходящи и кои изобщо не са за вашата компания.

Ето някои критерии, които могат да попаднат във вашия списък:

#2. Създай си списък с приоритетните си нужди

След като разбереш от какво се нуждае фирмата ти, можеш да създадеш списък с опциите, които отговарят на конкретните нужди.

#3. Тествай всяко приложение самостоятелно

Почти невъзможно е да вземеш добро решение кой софтуер за управление на проекти ще отговаря най-добре на нуждите на твоя екип, без да го изпробваш. Регистрирай се за безплатния пробен период.

Ако дадена компания не предоставя пробна версия на пълния пакет, това може да е знак да се откажеш от съответния софтуер.

Да гледаш демонстрация на програмата не е същото като да изследваш софтуера свободно и неограничено в продължение на седмици. Екипът ти или поне мениджърите на отдели също трябва да тестват програмата.

#4. Анализирай обратната връзка от екипа

Получаването на подкрепа от екипа е от съществено значение, ако държиш избраният нов софтуер да подобри работата на компанията.

Внедряването на продукт, който екипът не намира за полезен, не само ще е загуба на усилия, време и пари, но също така има потенциала да навреди на работните процеси.

Има различни опции за събиране на обратна връзка: интервю на членовете на екипа; анкета; работна среща и други.

Който и от тези методи да избереш, не забравяй да попиташ членовете на екипа си не само кои от функциите или възможностите харесват или не, но и какъв е опитът им с използването на тези функционалности.

#5. Изчисли и обоснови инвестицията

В краткосрочен план въвеждането на нов софтуер струва време и пари.

Но намирането на правилното решение за конкретните работни процеси ще ги направи експоненциално по-лесни. Това означава, че с течение на времето софтуерът ще възвърне инвестицията си многократно.

🏆 ТОП 5 инструмента за управление на проекти

---

Съществуват десетки софтуерни инструменти за управление на проекти. Затова сега ще направим преглед на петте най-популярни и най-ефективни програми и то според нашите клиенти:

#1. Asana

Asana е облачно базиран софтуер за управление на задачи и проекти, който помага на екипите да си сътрудничат и да координират работата си. Това онлайн решение позволява да се оптимизира работата в имейл, чатове, електронни таблици и да се координират действията и задачите на целия екип на едно място.

Asana позволява да организирате и представите целите на компанията на всички служители, което увеличава прозрачността и разбирането на приоритетите в рамките на организацията. Удобната онлайн система за визуализация дава цялостна картина на състоянието на бизнеса.

#2. Trello

Базиран на системата за управление Kanban, простият интерфейс на Trello и пълнофункционалната безплатна версия го правят идеален за фрийлансъри и за малки екипи.

За разлика от други инструменти, предназначени да управляват ресурси и да проследяват напредъка към конкретна крайна дата, Trello е по-гъвкав. Позволява да се управляват еднакво добре отделни проекти или текущи работни потоци, а дъската и картите са лесни за разбиране.

Картите могат да съдържат изображения и прикачени файлове, хипервръзки, персонализирани падащи менюта, крайни дати и други.

След като се приключи с конкретна карта или с цяла дъска, тя може да бъде архивирана – така вече не се визуализира, не отвлича вниманието на служителите, но и остава достъпна.

Trello има ограничена вградена система за отчитане, което означава, че ще трябва да се търсят допълнителни инструменти за това.

Програмата е достъпна за мобилни устройства и настолни компютри.

#3. ClickUp

ClickUp е софтуер за управление на проекти с функции за планиране. Дава възможност за планиране, проследяване и комуникация с членовете на целия екип.

Има опция да се оставят коментари за задачи и документи, за чат в реално време и за споделяне на прикачени файлове.

Този инструмент позволява да се опростят сложни задачи и проекти, като се разделят на подзадачи.

ClickUp предлага над 15 вида изгледи за проекти, включително списък, дъска, календар, диаграма на Гант, мисловна карта и бяла дъска. Има и възможност да се персонализира в зависимост от нуждите на екипа ти.

#4. Basecamp

Това е ветеран в света на управлението на проекти.

Basecamp стартира през 2004 година и оттогава е натрупал клиентска база от 3,5 милиона потребители.

Създателите му гарантират, че може да замени няколко други платени месечни услуги, от Slack до Dropbox. Basecamp включва много от функциите на тези инструменти и ги комбинира в една система.

Предлага график и календари, чат в реално време, лични съобщения, съхранение на файлове и други.

Изчистеният интерфейс и мощните инструменти за търсене улесняват намирането на конкретна задача, изображение или съобщение, докато сериозният набор от отчети позволява да се ръководят сложни процеси.

#5. Teamwork

Teamwork е инструмент за управление на проекти, който включва функции за планиране и управление на различни ресурси.

Той предоставя данни за възможностите на членовете на вашия екип в реално време и улеснява добавянето, редактирането, делегирането на задачи и повторното приоритизиране.

Този инструмент използва диаграми на Гант, за да визуализира крайните срокове и позволява да се разбият задачите на по-малки.

Той също така помага да се идентифицират всички рискове, свързани с проекта, и предоставя подходящи функции за управление.

Как да внедриш избрания софтуер в работата?

---

Искаш ли компанията ти да е лидер на пазара?

Не отлагай внедряването на решения за управлението на проекти.

Ако от своя страна внедряването не е успешно, твоят екип няма да може да се възползва от предимствата на новия софтуер.

Внедряването на програма за управление може да наложи определени промени в работните процеси, които често са значителни.

Първата стъпка е да се направи подробен план, който да включва срокове, отговорни лица, обучителни ресурси и други детайли.

За да е сигурно, че служителите разбират новия инструмент и могат да го овладеят, трябва предварително да се изясни как ще се работи с него, какви процеси ще обхваща и кои функции ще се използват.

Ако просто кажеш на екипа си да премине към ново софтуерно решение, няма да постигнеш резултати.

Важно е и предварително се планира кой ще въвежда и кой ще следи отделните проекти и задачи. Внедряването и обучението следва да започне от тези служители.

От значение е всеки член на екипа да разбира защо новата система е толкова важна за компанията и как ще подобри конкретно неговата работа. Може би ще я опрости или ще помогне да се пести време?

Може би ще освободи някого от рутинните му задачи, за да отделя повече внимание на по-важни?

Друг важен момент е  разбирането на конкретния инструмент. 

Първите стъпки с нова програма може да не са лесни за всички, така че се подготви предварително с инструкции и отговори на често задавани въпроси. Повечето разработчици на програми за управление на проекти предлагат специално подготвени такива материали, както и всичко необходимо за самостоятелно усвояване на дадения софтуер.

Ако стандартните инструкции не са достатъчни,  може да е нужна техническа поддръжка. И това също е много важен момент, защото не всеки софтуер има достъпна техническа поддръжка. Важно е да знаеш това предварително и да провериш колко време отнема отговорът на потребителски въпроси в услугата, която искаш да използваш.

Ключов етап е софтуерът да се синхронизира с други съществуващи инструменти и програми. Това трябва да стане, когато са усвоени основните функции за използване на новата програма.

Като вземеш предвид всичко, което научи от това ръководство, ще направиш възможно най-добрия избор за теб и за екипа ти.

---