ВЛЕЗ В КЛУБА
Моята система от 5 инструмента

Как успявам да върша почти всичко сам, без да прегоря – моите 5 инструмента

Запази за после

На ръба ли сте…

Ако врите и кипите в множество дигитални процеси (маркетинг, създаване на съдържание, управление на стоки, товари и т.н.) или пък сте предприемач, който върши по сто неща наведнъж, въпреки, че е “началник” (управлявате хора, пишете имейли, давате задачи), то вероятно търсите работна система, която да ви облекчи.

Не съм сигурен дали моята ще бъде полезна и за вас, но със сигурност ще намерите инструменти и идеи, с които да се улесните.

Уверен съм, защото и аз съм като вас:

Всеки ден ми се налага:

  • Да пиша имейли
  • Да отговарям на десетки съобщения
  • Да планирам събития и срещи
  • Да създавам стойност (съдържание)
  • Да дистрибутирам тази стойност
  • Да правя маркетинг
  • Да работя с хора
  • Да анализирам
  • Да оптимизирам
  • Да продавам
Вашият бизнес представлява средство, а не цел. Средство за обогатяване на живота ви, а не такова, което изсмуква живота, който водите.
– Майкъл Гербер

Не ви ли се иска малко повече спокойствие и яснота…?

Разбирам ви напълно, защото от кухнята мога да ви споделя, че цялото ни шоу тук е индивидуално и стресиращо занимание.

Но се справям. И то без да се побъркам. Как ли?

Не съм по-умен от вас!

Просто съм си изградил мини система от софтуерни и хардуерни инструменти, които ми помагат да получавам повече стойност от единицата време, което изразходвам за всяка дейност.

Но не стигнах лесно до този модел…

На повечето от нас им е трудно да намерят инструменти, които хем да им помагат, хем да им пасват, хем да са щастливи да работят с тях.

Добрата новина:

Ако сте човек, който търси инструменти, които да му осигурят малко спокойствие, посока и яснота в ежедневните работни битки, тези, които съм ви подбрал ще ви помогнат да извлечете максимума от деня си, без да прегорите…

? Организация на процеси с AirTable

Това е мощен инструмент…

Чрез него (от едно-единствено място) организирам почти цялата си бизнес дейност – тази, която се отнася до продукцията ни.

Може и да ви изглежда като Google Sheet, но е повече…

В AirTable съм си изградил система (отне ми 2 дни), в която прехвърлих разхвърляната си творческа работа от многобройните инструменти, които ползвах → на едно-единствено място!

Целта ми беше:

С един поглед да обхвана цялата си творческа работа, за да мога да се фокусирам върху производството и дистрибуцията, вместо да се разсейвам в опити да открия къде какво съм си запазил.

А най-якото е, че тук може и да автоматизирате…

? Ето за какво точно го използвам:

  • Организация на идеи за съдържание
  • Планиране на ръководства за производство
  • Планиране на постове за социалните мрежи
  • Създаване на съдържание и текстови криейтиви
  • Автоматизирана дистрибуция на съдържание
  • Делегиране на материали към сътрудници
  • Планиране на нови продукти
  • Анализ на трафик

И всичко това в един-единствен прозорец на браузъра…

ProTip: лесно може да автоматизирате дистрибуцията на постовете си във всичките си социални профили, като свържете таблицата с безплатния си профил в Hootsuite – (инструкция) ??

От секцията Automation може да автоматизирате различни процеси

ProTip: ако искате да вдигнете нивото на бизнес автоматизацията си, разгледайте секцията със скриптове тук и тук.

? Още идеи за автоматизирани процеси с Airtable:

  • Автоматично изпращане на имейл при попълване на дадена информация или маркиране на данни с определен статус
  • Автоматизирано попълване на данни при определени събития
  • Автоматизиране на процеси с Google Sheet и Calendar
  • Автоматизиране на процеси с Microsoft Outlook

Ако търсите още по-комплексна автоматизация на бизнес процесите си с Airtable – комбинацията със Zapier или с Make ще ви осигури безкрайни възможности за свързване на любимите ви дигитални инструменти.

Полезно: ако методът за автоматична дистрибуция на съдържание през Airtable не ви допада, опитайте с Publer.

А сега да разгледаме “пулта”, от който управлявам всичко…

? Samsung Galaxy Z Fold4 – от тук управлявам целия си бизнес, когато не съм на лаптопа


Историята е такава, че преди няколко седмици от Yettel ми го изпратиха да го разгледам и да разкажа повече за него.

Прегледах няколко видео ревюта на телефона и всички бяха детайлен обзор на техническите му параметри.

Тук няма да се спираме подробно на тях, а вместо това ще разгледаме възможностите му за интензивно използване в бизнес среда!

Точно такава, каквато е и моята.

Важното за мен беше: дали работи бързо и плавно и ще се впише ли добре в ежедневния ми дигитален мултитаскинг.

Със сигурност преживяването с Galaxy Z Fold4 е различно. По принцип обожавам да разгръщам книги, но да разтварям телефон ?

Под формата на CHECKLIST ще обобщя функциите, които са ми полезни като човек, който върши почти всичко сам в бизнеса си и разбира се, тези, които не са чак толкова:

  • Пулт за сериозен мултитаскинг – ползвал съм най-скъпите и добри телефони, но функциите на Z Flod 4 в това направление, трудно ще бъдат надминати, най-вече заради голямата работна площ.
  • Таскбар лента с инструменти на телефон! Точно като на WIN и MAC за по-бързо превключване между приложенията, което ми осигури бързината и удобството да работя с телефона пълноценно.
  • Не ме изнервя, защото просто не забива. Причината за това може би е, че е мощен колкото лаптопа ми – 8 ядрен процесор, 12 GB RAM и 512 GB памет. Всъщност, лаптопа ми има само 256 GB…
  • За бизнес хора с къси пръсти като моите – сгънат, телефонът е наистина удобен, защото е по-тесен от стандартните големи сапунерки, с които едвам стигам с един пръст от единия до другия край на екрана, докато пиша съобщение.
  • Клавиатурата – при разтворен екран е така разпределена с отстояние и за двете ръце, че успявам да пиша доста бързо.
  • Външният екран (когато е затворен): може да го използвате за абсолютно всичко – писане на съобщения, браузване – всичко.
  • 5 камери за всяка ситуация. В контекста на системата ми за продуктивност това е супер полезно, защото докато си гледам таблицата в Airtable на големия екран например, мога да говоря с асистентката ми и в същия момент да смятам на калкулатора.
  • Видео съдържание: честно казано не се сещам какво повече да искам за нуждите на бизнеса ми от създаване на клипове за Инстаграм и ТикТок. А Zoom функцията е значително подобрена.
  • Перфектен е за аутокю: голямата площ е супер удобна за използването на т.нар. “teleprompter”, чрез който може да четете текст, докато се снимате и това да не си личи (приложение).
  • Опция за писалка: има възможност да работи и с писалката S Pen на Самсунг, но няма вграден слот, където да си я държите.
  • Ще ви издам една тайна – за писалка става и обикновена с гумен връх, която може да си вземете от всяка книжарница.
  • Пантата за прегъване. Мислех, че ще е хлабава, но се оказа доста стегната и без опасност да се разхлаби.
  • Батерията е добра (4400 mAh), но за толкова мощ и функции ми се стори невероятно, че издържа ден и половина.
  • За недостатък може да отбележим цената – около 3500 лв, но пак е относително – ако удобството и бързината на телефона ви печелят пари, перспективата за стойност напълно се променя…

ВАЖНО: поради високия клас на този бизнес телефон, а и заради цената му, препоръчвам да си направите и застраховка срещу повреда и кражба, в случай, че решите да си го вземете.

Колко малко е необходимо, за да правиш бизнес…

За предприемачи и хора с малък бизнес, които вършат почти всичко сами или управляват множество хора и процеси, този инструмент е като личен асистент. Но да, определено този телефон не е за всеки…

Преди да си го поръчате, уверете се, че наистина имате нужда от мощните му функции за мултитаскинг.

Ако работата ви е по-спокойна и рутинна, не изискваща куп дигитални операции и процеси, то може би ще сте по-щастливи ако си вземете някой по-обикновен смартфон или малък таблет.

Но ако сте като мен, опитвайки се да вършите по 100 неща едновременно и в същия момент искате това да става бързо, без да се изнервяте, то Galaxy Z Flod 4 определено ще ви бъде от полза.

?? Телефонът се предлага в мрежата на Yettel

Организиране на информация, идеи и задачи

Това е най-верният ми дигитален инструмент!

Служи ми от години като ми помага да организирам идеите, плановете, мечтите, задачите и целите си – онлайн дневник за бизнес.

Докато Airtable е ми е по-оперативния инструмент, чрез който директно изпълняваме нещата, Evernote ми служи за:

  • Визуализиране на бизнес визията
  • Идеи за подобрения по екосистемата на клуба и сайта
  • Колекциониране на резултати от предишни инициативи
  • Колекциониране на обратна връзка от клиенти
  • Анализ на поведението на потребителите ни
  • Планиране на рекламни кампании
  • Идеи за развитие на общността
  • База данни за “code snippets”
  • Планиране на лични цели

И изобщо всички дългосрочни перспективи, които ще ни направят по-устойчиви като хора и бизнес, независимо от обстоятелствата.

ProTip: за да извличате като прахосмукачка всичко, което пожелаете от дадена web страница и да си го запазвате в папките на Evernote, използвайте инструмента WebClipper (ръководство).

***

Evernote е страхотен, но нищо не може да замени тефтера ми…

От както се занимавам с бизнес, винаги съм предпочитал да си драскам и да пиша на хартия. През годините съм ползвал най-различни тефтери, но все нещо не ми достигаше. Затова накрая си създадох свой собствен…

Точно както аз си го представях. Точно такъв, какъвто щеше да ми даде свободата, за която толкова силно мечтаех ??

MasterHack Journal © Hristo Stoyanov

При писането съществува самота. Ниво на вглеждане в себе си, което не ни се случва, докато говорим. – Джефри Айзенбърг

А вие ползвате ли тефтер или всичко ви е дигитално?

Споделете в коментарите… ??

Бизнес комуникация (работен чат)

Когато говорим за бизнес процеси, познатите чатове винаги са ми изглеждали аматьорски и непрофесионални…

Затова преди няколко години потърсих непопулярно решение, което да отговори на нуждите ми от комуникаця със сътрудниците ми.

Flock е не особено популярен (абсолютна мистерия защо) дигитален инструмент, който е много повече от обикновен чат.

Всъщност, това е напълно функционална бизнес екосистема от инструменти, през която може да вършите цялата си работа.

Просто аз му използвам само 30% от възможностите като съм избрал да ми служи основно за бизнес комуникация по чат.

Това, за което може да го използвате е:

  • Комуникация с вашите служители – отделно и по групи
  • Обмяна на файлове – връзка с Google Drive в приложението
  • Раздаване на задачи на сътрудници чрез To-Do лист
  • Свързване с множество други външни приложения
  • Има чудесно работещо приложение за телефон
  • Служи за бележки и напомняния към хора

Една от функциите, които страшно много ми харесва е възможността да създавате анкети (Polls) директно в чат група.

В тази връзка често го използвам не само за комуникация с мои сътрудници, но и с външни партньори, на които толкова им харесва, че след това също го внедряват във вътрешните си процеси.

///

? Още 2 полезни съвета:

  • Използвайте филтри и категории в Gmail:

За целта вижте функцията (Labels) и умните Gmail филтри:

  • Интелигентно сортиране на файлове

Създайте ясна структура от папки и дайте ясни имена на файловете си.

Но да не спираме дотук. Съвсем наскоро открих интересен инструмент, който може автоматично да премести файловете ви на правилното място, след като му зададете определени правила за целта.

Нарича се Hazel и усещам потенциала му (само за Mac е).

Например: когато един PDF файл съдържа думата “Invoice”, той ще се премести в съответната папка в Google Drive, която пък може автоматично да се изпрати по имейл на асистентката ви.

Тепърва ще го тествам. Пробвайте го и вие.


Както вече се уверихте, има начини да работите по-интелигентно и да сте по-ефективни с времето, което отделяте за работата.

Всъщност, използвайки този инструментариум ще откриете, че не е нужно да работите по-усилено, а просто малко по-умно.

А така ще си осигурите повече свободно време, което да посветите на дейностите и хората, които ви правят щастливи.

Или ако сте като мен – вероятно просто ще работите повече, но ще получавате два пъти по-добри резултати.

И да – спирайте от време на време…

Не мислете за почивка като минути, в които губите пари.

Прекъсванията ще ви дадат възможност да изчистите главата си и да се отпуснете. Това ще ви позволи да се върнете към бизнеса обновени, вдъхновени и заредени (ако имате нужда от спокойствие).

А това никоя джаджа не може да ви го осигури…

///

А какво включва вашата бизнес система?

Разкажете ни за нея в коментарите ??

Subscribe
Notify of
guest
7 Comments
Inline Feedbacks
Виж всички

👤   Log In / Профил

🔰   Абонамент за Мастърхак

📗   Библиотека с книги

🏆   VIP зона с курсове

☎️   0878 977 107

==========

🔐   Секретна група

💻   Инструкция за групата

ℹ️   Инфо за клуба

🎯   За Реклама


🔘   Cookies

🔘   Общи условия

🔘   Права за ползване

🔘   Privacy Policy

🔘   Решаване на спорове


LIFEHACK е медия за бизнес и личностно развитие, в която се публикува качествено съдържание по теми като дигитален маркетинг, онлайн бизнес, лидерство, предприемачество, мениджмънт, психология и продуктивност.


Facebook

📩 office@lifehack.bg

Възстанови паролата:

Логни се в
Мастърхак
Последен шанс да СПЕСТИШ 300 лв за най-желания абонамент на клуб Мастърхак!
10
дни
10
часа
10
минути
10
секунди
10
дни
10
часа
10
минути
10
секунди
Последен шанс да спестиш 300 лв за най-желания абонамент + ПОДАРЪЦИ
- 70%
Спести над 300 лв
- 70%