Постоянно ни се налага да работим в режим на “мултитаскинг”.
Проекти, срещи, задачи и всички се приближават все по-близо. Трудно да организираме живота си по начин, по който да се справим с всичко и то добре.
В тази статия ще ви разкажем за системата на Крис Уинфийлд, с чиято помощ ще се научите правилно да поставяме своите цели и да разработвате планове за тяхното постигане.
Животът е сложен
Ето какво казва Крис:
– Харесва ни да работим 40+ часа на седмица, гордеем се с това и обичаме да разказваме на всички, колко сме заети. Това ни кара да се чувстваме важни и незаменими.
Или напротив – просто си мислим, че трябва да е така.
Така беше и с мен. Докато не реших да променя всичко.
Не можеше да продължава повече така. Трябваше да започна отначало и да променя всичко. Исках да живея пълноценен живот и да не изпускам нито един момент.
Но имаше един проблем.
Не знаех как да го направя. Пилеех твърде много време напразно и работех неефективно. Така че започнах да търся начини, които биха ми помогнали да реша този проблем.
Прочетох много книги и блогове за продуктивността и в края на краищата изведох за себе си определена система, състояща се от четири елемента.
С какво ми помогна тази система?
Тази простичка система, за която ще стане дума по нататък, ми помогна да подобря своята производителност, с нейна помощ аз можех да организирам дните, седмиците, месеците, дори часовете. Благодарение на нея днес успявам да правя повече за по-малко време.
Иска ми се да кажа, че бързо и лесно стигнах до тази система, но това далеч не беше е така: загубих стотици часове в експерименти, трябваше да преживея множество неуспехи, грешки и разочарования. Днес съм способен да направя повече за 17 часа, отколкото преди за 40 часа. Не! За седмица съм способен да достигна повече, отколкото преди за няколко месеца.
Сега мога да работя едновременно с няколко проекта, клиента, компании и да съхраня баланса между работата и личния си живот.
Работя, прекарвам време със семейството си, разхождам се, общувам с хората, уча другите на това, което аз самият знам, и успявам още много. Всеки ден.
И всичко това благодарение на тази простичка система, към която постоянно се придържам.
Да, тя ще ви прозвучи простичко, но никога не трябва да забравяме, че:
Простото невинаги означава лесно!
Едно от главните неща, които разбрах е:
Ако отделим от времето си, за да планираме деня си и ясно си представяме какво искаме да постигнем, то след това ще ни е по-леко. Ще работим по-малко и ще успяваме повече, защото ще работим увлечени и ще виждаме пред себе си целта.
Ето и системата на Крис Уинфилд, която се състои от 4 основни елемента:
- Представи си го! Какво в същност искаме да получим от живота? Какви са нашите мечти, цели и амбиции? Ако не знаем отговорите на тези въпроси, то останалите компоненти от този списък няма да ни донесат никаква полза.
- Разтовари мозъка си. Пренесете мислите от главата си на лист хартия. Не сме длъжни да мислим за детайлите, ако наистина искаме да станем продуктивни.
- Създавай мисловни карти – начертай пътя. С други думи, ще разберем как по-бързо да направим или получим това, което желаем нагледно.
- Разделяй по-големите задачи на по-малки части. Това ще ни помогне в най-кратки срокове да постигнем основните си цели, без да се разсейваме.
Успешните хора се отличават с две качества:
- Те знаят какво искат.
- Полагат усилия, за да получат това, което искат.
Преди да се втурнете през глава да прилагате този метод, нека видим какво всъщност съдържа всеки един елемент от него?
Какво точно трябва да направим?
1. Представи си…
Започнете, представяйки си крайната цел. Стивън Кови
Формирайте обща картина за живота си.
Трябва да разберем, какво искаме да постигнем и в какъв човек искаме да се превърнем, или по-просто казано, да помислим как трябва да изглежда НАШИЯТ идеален живот.
Когато за първи път се заех с това, исках да променя много неща.
Може би и на вас, както и на мен тогава, ще ви се стори, че много неща не могат да се променят, но не се отчайвайте, защото това чувство е напълно нормално.
Следвайки съвета на Марк Алън, за всяка своя цел аз отделих по една страница.
Това ограничение е нужно, за да имаме възможност разпишем всяка цел в подробности, да я разделим на основни елементи, да създадем подробен план за постигането на тази цел, но конкретизацията на тази цел трябва да е без излишни думи.
Има нещо важно, което трябва да запомним!
Ние не се заклеваме в този план, нашите цели могат да се променят във всеки един момент. Не можем с точност да утвърждаваме, какво ще се случи с нас след час, още по малко някой може да каже, че неговите цели и планове няма да се променят още следващия месец.
Но с това планиране печелите, защото ясно ще си представяте какво искате да постигнете, какъв човек мечтаете да станете и какви са възможностите реално да го направите.
Не се тревожете, ако не сте успели да направите план за всяка цел. Това е нормално, важното е, че имате цел, а когато настане нейното време ще намерите начина.
2. Разтоварете мозъка си
Нека твоят ум винаги бъде ярък и ясен, като небето, великия океан и най-високия планински връх. – Морихей Уешиба
Нашата памет – инструментът ни за оцеляване.
Най-лесно се сещаме за неща, които са важни и необходими.
Паметта е уникална: в екстремен случай, например, можем да си спомним училищните уроци по безопасност и да окажем на човек животоспасяваща медицинска помощ.
Съхранявате в ума си стотици мисли, незначителни детайли, ненужни подробности.
Стараете се да запомните всички нюанси, даже най-незначителните детайли на проекта, по който работите. Разбира се, такава осведоменост е достойна за уважение, но в същото време тя често предизвиква безпокойство и стрес.
Изводът: избавете се от излишното, разтоварете мозъка си!
Не дръжте всичките тези подробности в главата си – запишете ги в ежедневника си, нека всичко това се съхранява на твърдия диск на вашия компютър, в Google Docs или на друго удобно за вас място. Това ще ви позволи по-добре да се съсредоточите над това, което е важно в този момент, без да забравяте за текущите дела.
Полезни инструменти:
3. Създайте мисловна карта
Всичко, което ви е нужно – това е план, пътна карта и мъжество, за да стигнете до местата, които сте набелязали. – Ърл Найтингейл
Мисловната карта е схема, която ви помага нагледно да представите и организирате информацията. Мисловните карти могат да се използват практически за всичко, започвайки от съставянето на конспект и завършвайки с разработката на сериозна стратегия.
Те могат да разделят сложен обект на съставните му части.
С помощта на мисловните карти можете да създадете йерархия на проектите, желаните резултати и задачите. Използвайте размер и цвят на шрифта, за да отделите това, което е важно или това, което е необходимо да бъде изпълнено веднага. Можете да включите линкове към важни ресурси или документи, които се намират на вашия компютър.
Тази мисловна карта ще ви помогне с един поглед да видите кой проект отнема най-много време или изисква повишено внимание.
Полезни инструменти:
4. Разделете сложните задачи на по-малки елементи
Можете да имате всичко! Но не можете да имате всичко наведнъж. – Опра Уинфри
Сега, когато имате план трябва да сте сигурни, че ще се справите с всички предстоящи задачи в срок. Съществуват различни методики и системи, които могат да ви помогнат.
Например:
- Познатата на много от вас методика за повишаване на личната ефективност Getting Things Done (GTD), която ще ви помогне да довършите нещата до край.
- Kanban – система, която ще ви помогне ефективно да се справите със задачите. Съществува удобен онлайн инструмент KanbanFlow, който е предназначен не само за индивидуална, но и работа в екип.
Ако все още не използвате мисловни карти, може да разпределите работата си по голяма задача или проект чрез метода Kanban, макар че аз не ви го препоръчвам. Вместо това, използвайте Kanban само за плановете ви през идващата седмица.
Как ще ви помогне това?
Следвайки този модел, не само ще си свършите нещата, които сте планирали, но и ще сте завършили работа по най-правилните. Ако решите да използвате този метод, трябва да имате предвид два простички принципа, преди да го приложите:
- Визуализирайте това, върху което ще работите
- Ограничете работа си на отделни процеси и ги надграждайте, за да не се затрупате с много задачи едновременно и да се обезкуражите.
Полезни инструменти:
Не забравяйте за днес
Мечтата се превръща в цел, когато е предприето действие за нейното постигане. – Бо Бенет
Мисловни карти, GTD, Kanban – всичко това е страхотно и определено е необходимо, за да достигнете целите си. Но не забравяйте, че това е стратегическо планиране.
Понякога ще ви е нужен простичък практически план за деня.
Не за утре. Не за седмицата, месеца или годината. За днес.
Един от добрите инструменти за целта е техниката за повишаване на продуктивността Pomodoro, която също ще ви помогне ефективно да планирате времето си.
Още инструменти за по-висока продуктивност, които ви препоръчаме:
Винаги да постигате целите си, да изпълнявате задачите в срок, да достигнете успех – това е, към което трябва да се стремите. Но никога не забравяйте за седмия навик на Стивън Кови – „Да наточим секирата”. Представете си човек, който сече дърво вече 5 часа, но когато го посъветвате да спре за няколко минути, за да наточи брадвата си, той ви казва:
Нямам време да я точа! Трябва да сека!
Не забравяйте да отделяте време за своето здраве, семейство и приятели. Старайте се винаги да почивате тогава, когато чувствате, че това е необходимо.
