5 доказани системи за ефективно управление на времето от 5 гения на продуктивността

Времето ни е оскъден и незаменим ресурс, затова е важно е да се научим да го използваме разумно. Хубаво казано, но реалността е друга.

Доста често изпадаме в ситуации, в който се впускаме през глава в хиляди задачи, a за график и планиране изобщо не може и да става дума.

Ако мислиш, че е важно да „оптимизираш“ деня си, трябва да се запознаеш с методите за управление на времето на няколко успели хора, гении на продуктивността.

Те са практични, точни и ясни. Дори имаш шанса да заработят и за теб.

Да минаваме по същество….

🔥 Методът на Бенджамин Франклин

Adobe-Photoshop-Express

Бенджамин Франклин е роден в скромно и обикновено семейство с 16 деца.

Баща му  се занимавал с правене сапуни и свещи. Когато бил едва на 10 малкият Бенджамин напуснал училище, защото трябвало да помага на семейството си.

Въпреки трудното си детство и невъзможността да учи, малко са хората, които могат да се сравнят с неговите успехи. Самоук в почти всяка област, той е изминал целия път от низините на обществото до върховете на науката и държавните дела.

Франклин е пример за това, как благодарение на целенасоченост и дисциплина можеш да се превърнеш в успешен човек в политиката, дипломацията, науката и журналистиката.

Обявен е за един от бащите на „Декларацията за независимостта“ и Конституцията на Съединените Американски щати.

Неговият лик е върху 100 $ банкнота, въпреки, че той никога не е бил Президент на САЩ.

За Бенджамин Франклин времето било от огромно значение.

Обичаш ли живота? Тогава не губи време, защото времето е материя, от която се състои животът.

Нека да разгледаме системата за организация на Франклин, която той създава и прилага успешно през целия си живот. Съвременниците му я наричат:

„Пирамида на Франклин „или „Пирамида на продуктивността“.

В сърцето и се настаняват ценностите на живота. Това са моралните насоки за решаване на всякакви проблеми. Франклин ги нарича добродетели.

За себе си той идентифицирал 13 добродетели:

Въздържание, тишина, любов към реда, решителност, пестеливост, упоритост, искреност, справедливост, умереност, чистота, спокойствие, целомъдрие и кроткост.

Всеки ден вписвал в своя бележник, разделен на седем колони (дните от седмицата) кратък очерк с всичките 13 добродетели. Той правел това с цел да се фокусира върху всеки от тях, като отбелязвал грешките си по пътя към своето“морално съвършенство“.
Следващата степен на пирамидата са неговите глобални цели. Те са основани на житейските му принципи и отговарят на въпроса:

Какво искам да постигна в живота си до навършването на … години?

Бенджамин Франклин винаги се придържал към графика си и буквално рисувал всяка своя стъпка. В по-горните слоеве на пирамидата можем да видим още:

  • генерален план – инструкции стъпка по стъпка за постигане на глобалната цел
  • дългосрочен план – за близките 3-4 години
  • краткосрочен план – задачи за настоящата година и месец
  • планиране на седмицата и деня

Всяка една стълбичка от пирамидата е структурирана с определена последователност. Всяко ниво се основава на предходното.

🎯 В заключение:

Можем да кажем, че за да имаш организацията на Франклин, трябва да:

✔ Определиш твоите лични житейски принципи (добродетели)

✔ Да определиш твоята глобална цел

✔ Да изготвиш твой личен план, който ще следваш

Преди да си грабнал тефтера да записваш, изчакай да видиш надградения метод на следващия ни успешен представител. „Високоефективен“ е точната дума, която го описва. Практическата му мъдрост е богатство на концепции и идеи за ефективност.

Adobe-Photoshop-Express

🔥 Методът на Стивън Кови

Стивън Кови е световно признат експерт и треньор в областта на управлението.

Автор е на много книги, една от които е включена в списъка за най-влиятелната бизнес литература на списание „Time“– „Седемте навика на високоефективните хора„.

Концепцията на Кови е базирана на 7 основни навика:

  1. „Наточи секирата“ – редовно и мъдро подобряване
  2.  Достигане на синергия – единодействие
  3.  Бъди проактивен
  4.  Стреми се първо да разбираш, а след това да бъдеш разбран
  5.  Започни с представяне на крайната цел
  6.  Мислене в духа – „печеля -печелиш“
  7.  Постави първите неща – първи

Ще разгледаме последният навик, чрез който ще се научим да разпределяме правилно задачите си и да приоритизираме важните неща.

Техниката е известна под името – Матрицата на Айзенхауер.

Кови взаимствал идеята от 34-ия американски президент – Дуайт Дейвид Айзенхауер, като задълбочено я изследвал. Той създал и точна методология за това, как да я прилагаме ефективно, за да управляваме умно времето си.

🎯 Важно: шаблон на матрицата на Айзенхауер + как да се справите с най-пречещите фактори при управление на времето можете да намерите ръководство ни „Как да подчиниш времето си [според науката]

Всички задачи са разделени в четири основни групи:

  •  Спешни и важни – такива, които трябва да бъдат свършени веднага
  •  Важни, но не толкова спешни – такива, които трябва да бъдат планирани в определено време за приключване
  •  Задачи за делегиране  – спешни, но могат да се дадат за изпълнение на други
  •  Незначителни – маловажни, които могат и да не бъдат изпълнявани

Според Кови, успешните хора рядко имат проблем с организацията на времето, защото умеят да разпределят добре задачите от група 1 и група 3, понякога и от група 4.

В същото време, те отделят между 60-80% от времето си за изпълнение на задачи от групата на важните, които трябва да бъдат планирани.

Именно те са двигателят на прогреса на личната ни продуктивност.

Опитай да спазиш пропорцията 40% – неотложни, към 60% – важни, но не толкова спешни.

⚡ Извод: За да бъдеш по-ефективен използвай пълноценно матрицата, като всекидневно записваш и разпределяш най-важните задачи със съответния им приоритет.


Следващият свръх продуктивен човек, който ще ви представим е един от най-добрите ни източници на ценна информация, когато става въпрос за продуктивност.

Да, фенове сме му, защото нещата, за които говори са проверени и изпитани.

Да видим какво ни предлага, за да бъдем по-ефективни….

Adobe-Photoshop-Express

🔥 Методът на Тим Ферис 

Кой не иска да работи 4 часа седмично и да не е зависим от офис и телефон, като в същото време живее и се обогатява навсякъде по света.

Едноименната книга на Ферис е номер едно в списъка за бестселъри на The New York Times и The Wall Street Journal.

Неговият метод за продуктивност е изграден на два основни стълба:

  •  Принципът на Парето – 20% от нашите усилия дават 80 % резултат, а останалите 80% – само 20 % .Този принцип показва, че е от съществено значение, да се съсредоточим върху задачи, които са действително важни за нас.
  •  Законът на Паркинсон – Работата запълва толкова време, колкото сме отпуснали за нейното свършване. Затова е важно, тя да бъде зададена с период , който е необходим да бъде финализирана.

За да свършиш повече работа, не е необходимо да увеличаваш продължителността на деня си, а по-скоро да го съкращаваш, като отдадеш фокуса си върху важното.

Останалото може да се отмени или да се делегира на друг за изпълнение.

Подходът на Ферис съответства на техника за планиране 1-3-5.

Нейната същност е проста:

В списъка със задачите добавяме по още една допълнителна(важна), три средни по важност и 5 – не толкова важни задачи. Общо стават 9.

Те трябва да са разпределени по спешност, за да се отървем от чувството за тежест и притискане. Ферис е враг на многозадачността и информационната претовареност.

Според него, мозъкът изразходва много по-голямо количество енергия, когато превключва между различни задачи.

В резултат на това – производителността намалява.

Всеки път, когато прекъсваме задача, за да проверим електронната си поща или друго уведомление, ние управляваме лошо вниманието си.

Създаваме фалшиво чувство за заетост, което обаче не ни доближава до целта.

Ако се научите да управлявате вниманието си, времето ще се погрижи за себе си. – Тим Ферис

Управлението на нашето време е ценно умение. Важен е не толкова  количественият индикатор за труда, колкото неговите качествени показатели.

В същото това време, Ферис смята, че стресът също може да бъде и помощник.

Краткият стрес мобилизира мозъкът, като му помага да се съсредоточи и да даде най-добрите резултати за един кратък период от време.

Страхът е индикатор. Страхът е наш приятел. Понякога той ни показва, какво не трябва да се прави. По-често ни показва какво си струва да правим.

Не можем да пропуснем да отбележим, че Тим Ферис не е единственият, който се стреми към продуктивност, чрез намаляване на работното време.

🎯 Извод: Този метод ще ти допадне, ако не си от хората, които обичат да спазват строги графици и списъци. Научи се да планираш деня си така, че да дадеш 20% от времето за сложните и най-важни задачи. Останалата част от деня, можеш да посвещаваш на всяка друга текуща задача. Например при важна бизнес среща, избери точен ден и час, както и нейната продължителност и строго спазвай този график.


Следващият гений на продуктивността е един човек, за който вероятно не си чувал…

Adobe-Photoshop-Express

🔥 Методът на Глеб Архангелски

Архангелски е автор на няколко популярни бизнес книги и основател на едноименна успешна компания. Посвещава себе си на изучаване на рационалното използване на времето и дори разработва училище за управлението му.

В книгата си „Time Drive“ той разказва за важността на планирането и поставянето на цели, както и методи за борба срещу отлагането.

Неговият подход е доста интересен и може да бъде застъпен във всеки един компонент от живота ни – работа, развлечения, семейни отношения и т.н.

Методологията му е подходяща за всеки, който иска да планира своето време получавайки най-висока степен на ефективност в бизнеса и живота си.

Да видим как работи.

🐸 „Жаба за закуска“ (основоположник на тази идея е Браян Трейси)

Всички имаме онези неприятни и скучни задачи, които непрекъснато отлагаме.

Архангелски ги е нарекъл „жаби„. Ако ги изоставяме постоянно недовършени, има голяма вероятност те да натрупат психологически стрес в нас.

Но ако всяка сутрин започваме с „яденето на жаба“ за закуска, т.е. първата ни работа  бъде да изпълним някоя безинтересна задача и после да преминем към другите, постепенно ще премахваме по-малко от скучните задачи.

⚓ Използвай „Котви“

Котвите са свързани с определени емоционални състояния.

Те могат бъдат музика, цвят или определено движение. Котвите са ни необходими, за да се настроим към изпълнение на дадена конкретна задача.

Например, класическата музика помага за концентрацията.

Сигурно и ти имаш такива, който ти носят приятно усещане и в същото време ти помагат да се съсредоточиш върху задачите си.

Виж и: Не можеш да бъдеш продуктивен без рутина и ритуали.

🐘 Изяж слона!

Колкото е по-голяма работата, толкова е по-трудно да се изпълни. По-сложните за изпълнение задачи, той нарича „слонове“. Това, което ни плаши е мащабът.

Нямаме яснота от къде да започнем.

Единственият начин да „изядеш слон“ е да го раздробиш на малки части.

Важно е да отбележим, че Глеб Архангелски отдава голямо значение не само на рационализирането на работните процеси, но и на активната почивка.

Той е убеден, че без добра почивка, включително здравословен сън и физическа активност, е невъзможно да бъдем продуктивни.

🎯 Изводи:

  • Планираме на деня си, като разделяме мащабните задачи на по-малки.
  • Приключваме първо най-неприятната работа, за да можем след това да използваме деня си, както искаме.
  • Избираме си спусъци и ритуали, с които да събудим заспалата си продуктивност.
  • Не забравяме за пълноценната почивка

Adobe-Photoshop-Express🔥 Метод на Франческо Черило

Може би и името Франческо Чирило не ти е познато, но сигурно си чувал за техниката  Помодоро„. Именно Чирило е създаделях на тази техника за продуктивност.

Франческо имал сериозни проблеми с концентрацията.

Изобщо не можел да се фокусира.

Тогава един прост кухненски таймер под формата на домат му идва помощ.

Продължителността на времето му за работа се определя в….домати.

Един “домат” = 30 минути (25 минути за работа и 5 за почивка). Стартираме таймер и работим с максимална ефективност и никакво разсейване 25 минути.

Включването на алармата ни дава време е за 5 минутна пауза. След това рестартираме таймера отново. По този начин производителността се измерва чрез броя на „доматите“, които извършваме дневно. Колкото повече, толкова по-добре.

За да сме още по-ефективни, предварително трябва да сме изготвили списък със задачи.

В него можем да отбележим и броя на всички „домати“. Това ще ни позволи да определим колко време ще ни бъде необходимо за завършване на задачата и нейната трудност.

Според Чирило оптималната продължителност на концентрация в една задача е 20–35 минути. Разбира се, това е строго индивидуално.

🎯 Изводи:

  • В началото на деня си създаваме списък със задачи и ги измерваме с „домати“
  • Настройваме аларма за работа от 25 минути и поставете символ (+). Ако времето е изтекло, но задачата все още не е свършена записваме следващ „домат“.
  • По време на 5 минутната почивка се разхождаме, слушаме музика, пием кафе.

Е, кой метод мислиш да използваш? Сподели в коментарите…

Ръководство за лична продуктивност
най-ефективните методики и софтуер

Виж методите, тествай софтуера

  • 272
  •  
  •  
  • Това с делегирането на лични задължения на други хора, си личи,че е измислено от експлоататори. Хахаха. Как може да има нещо спешно, но не важно??? Пък и да го пробутваш на друг да го върши, под формата на ”делегиране”. Че в България си имаме дума ”Юркане”. Единственият смислен човек от списъка е Франклин. Другите са измислени съвтеменни плямпачи, ”даващи съвети” бизнес ”коучове”, както е модерно. Никой не е произвел блага за човечеството от останалите, освен услуги в даването на акъл тип ”купи ми книжката” за да оправиш и моя живот 😉 Взаимна изгода ;)) А реално единствените хора, които няма да търсят изгода от теб, са родителите ти, близки и приятели.
    И най-ценните безплатни съвети са от тях!

    • Глупав коментар от някой които явно си няма представа какво е да си зает: давам пример за спешно но не важно – трябва да поканя Пешо на коктейла утре (спешно) но той не е важен гост (задачата не е с приоритет)

  • 🔘 За Нас

    🔘 За Реклама


    🔘 Общи условия

    🔘 Права за ползване

    🔘 Privacy Policy

    🔘 Cookies

    🔘 Решаване на спорове


    LIFEHACK е медия за бизнес и личностно развитие, в която се публикува качествено съдържание по теми като дигитален маркетинг, онлайн бизнес, лидерство, предприемачество, мениджмънт, психология и продуктивност.


    Facebook

    📩 office@lifehack.bg

    >
     

    Най-голямото намаление за годината! Вземи 50% отстъпка за най-желания абонамент научи повече