Точни ли сте обикновено или закъснявате? Завършвате ли нещата, които сте планирали, навреме? Стоят ли отчетите, които трябва да предадете навреме, в ръцете ви?
В състояние ли сте да изпълните това, което планирате да направите преди крайните срокове? Изобщо добре ли управлявате своето време, било работно или лично?
Ако отговорът на някой от въпросите е “Не” може би имате нужда от малко напътствия как да направите времето свой верен съюзник.
Съветът ми е да си изберете едно или две от нещата, най-много три и да ги следвате. Няма смисъл да се опитвате да прилагате всичко, защото това е просто невъзможно и само ще се натоварите допълнително.
Набележете си кое е най-удачното за вас, изпълнявайте го поне 2 седмици и вижте резултата. Ако не се подобри, изберете си друго. Просто експериментирайте!
Ето и 20 бързи съвета как да бъдете малко по-добър мениджър на своето време, което е най-ценният ресурс, с който разполагаме:
1. Създайте си дневен план
Планирайте деня преди той да е започнал. Можете да направите това сутринта докато си пиете кафето или още по-добре вечерта преди да заспите.
Не че това, което планирате ще се развие точно така, но планът ви дава по-ясна представа как ще успявате през деня и задачите ще са по-подредени в главата ви. Чрез това малко упражнение няма да ви хванат неподготвени.
Постарайте се в работата си да се придържате възможно най-добре към плана.
2. Поставете си срок за всяка задача
Бъдете наясно, че трябва да завършите задачата А до 10 ч. сутринта, задачата Б до 15:00 ч. и задачата В до 17:30 ч., например. Така ще предпазите вашата работа от протакане и губене на време, предназначено за други дейности.
3. Използвайте календар
Това е една от най-важните стъпки, които трябва да направите, за да управлявате още по-добре вашите ежедневни активности.
Ако използвате Outlook, календарът върви заедно с тях като част от мейл софтуера. Google Calendar е страхотен – аз лично го използвам.
Още по-добре е, ако го синхронизирате с вашия мобилен хардуер като телефона или друго преносимо устройство. Така ще имате достъп до всичките си задачи независимо къде се намирате и няма да изоставате от графика, въпреки че сте далеч от офиса.
4. Използвайте органайзер
Органайзерът помага да сте на върха на всичко в живота си. Това е вашият основен инструмент за организиране на информация, списъци със задачи, проекти и други различни елементи в зависимост от ежедневието.
5. Вижте и запомнете вашите крайни срокове
Маркирайте ясно крайния срок на задачите в календара и органайзера. Така ще знаете кога точно трябва да ги завършите.
6. Научете се да казвате НЕ
Не приемайте повече задачи отколкото можете да свършите.
Когато ви помолят да свършите нещо, но вие правите или сте планирали друго, ако е възможно не позволявайте това да ви разсейва и го отложете за по-късно.
Опитвайки се да угодите на всички няма да помогнете на никого!
7. Поставете си за цел да свършите планираното по-рано
Когато си поставим цел да изпълним нещо точно навреме ние или го свършваме “точно навреме” или по-късно. Истината е, че в повечето случаи е по-късно.
Така че ако си поставим за цел да изпълним задачата си малко по-рано в повечето случаи ще свършваме точно навреме.
Ходете на срещите си по-рано. Дайте си малко по-ранни крайни срокове от изискваните!
8. Времева кутия на активностите
Това означава да си определите точно време, да ограничите работата си на фиксирани часови интервали. Тази времева кутия ви предпазва от протакане и отвличане на вниманието от настоящата ви задача.
9. Поставете часовник на видно място пред себе си
Понякога сме толкова съсредоточени в работата си, че губим следите на времето. Големият часовник пред вас ще ви дава съвсем ясна представата за времето в момента.
10. Нагласете си напомняне 15 минути предварително
Повечето календари имат напомняща функция. Ако трябва да присъствате на важна среща нагласете си напомнянето на 15 минути по-рано!
11. Фокусирайте се
Поставяте ли си толкова много задачи да свършите, че в крайна сметка нищо не остава направено както трябва? Или пък изобщо не се почва от създалото се объркване?
Ако е така фокусирайте се само върху една единствена задача в дадения момент. Използвайте съвет номер 8 за времевата кутия.
Затворете всички ползвани приложения, всички табове на браузъра, които нямат нищо общо с настоящата задача и отвличат вниманието ви. Насочете вниманието си единствено върху това, което правите. Така ще бъдете много по-ефективни и бързи в изпълнението.
12. Блокирайте нещата, които ви разсейват
Кои са нещата, които ви разсейват в настоящата ви работа? Текстови съобщения – смс-и, постоянно изскачащи попъп мейли на вашия десктоп, звънене на телефона и така нататък.
Изключете чата, който използвате. Правете го само когато нямате какво друго да вършите.
Ако пресметнем времето, което прекарваме ползвайки такива програми, ще останем много изненадани колко много часове губим.
Можете даже да изключите и телефона ако вършите много важна работа. Има услуги, които ще ви уведомят впоследствие кой ви е търсил.
Всичко това ще ви направи много по-продуктивни и ще се концентрирате по-добре.
13. Проследявайте как прекарвате времето си
Egg Timer е прост онлайн таймер за отброяване на времето. Въвеждате желания интервал, който искате да проследите (например 30 минути или час) и той ще отброи времето на цял екран. Когато времето свърши, таймерът ще издаде звук, за да ви уведоми.
Чудесен начин да си проследите и измерите времето за дадена задача. Както личи и от името му можете да го използвате и да си сварите яйце.
14. Не се ядосвайте и сърдете за маловажни детайли
Никога няма да получим всичко точно по начина, по който сме го желали или планирали, така че е безсмислено да се ядосваме и да губим време. Просто можем да опитаме по-различен начин следващия път и да продължим напред.
15. Разделете задачите си по приоритети
Не можем да свършим всичко и затова е по-добре да приоритизираме задачите и да си даваме почивка. Прилагането на правилото 80/20 – с 20% от работата си да постигаме 80% от резултатите си, трябва да бъде основно в изграждането на приоритетите ви.
16. Делегирайте задачи
Ако има неща, които могат да бъдат направени по-добре от други хора или неща, които не са толкова важни и могат да се свършат и без ваша намеса, помислете за делегиране на задачи и отговорности. Това дори може да става от разстояние, като по този начин ще се фокусирате още по-добре върху важните неща.
17. Обединявайте вършенето на подобни или сходни задачи
Аз например съм разделил работата си в следните групи: писмена работа, менажиране, развитие, административни дейности.
Обединявам всички тези задачи, така че има синергия. Ако трябва да проведа много разговори през деня определям време да ги направя всичките заедно, а не през отделни интервали от време, което ме разсейва. Това наистина оптимизира работния процес.
18. Елиминирайте прахосването на време
Какво ангажира вашето време повече от работата ви? Facebook? Twitter? Непрекъснатото проверяване на пощата? Skype?
Спрете да ги проверявате толкова често! За да го направите, можете да премахнете бързите връзки към тези прахосници на време от браузъра, за да не се изкушавате и ги поставете на малко по-трудно достъпно място.
Заменете тези отметки с други по-важни сайтове, свързани с работата ви! Несъмнено продължавайки да проверявате постоянно вашия Фейсбук профил, често ще продължавате и да прахосвате много от ценното си време!
19. Прекъснете, когато е необходимо
Причина номер едно някой път човек да прегрее е, защото не се спира точно, когато има нужда от почивка и нещата излизат извън контрол.
Не се страхувайте да отложите среща или друго уговорено, а го насрочете за тогава, когато ще сте в кондиция. Губите по-малко отколкото ако си вършите работата в това състояние.
20. Поставете времеви буфер между всяка задача
Не вършете всичко абсолютно едно след друго без да си направите кратка пауза. Оставете си 10-15 минути време между всяка активност на работното място.
Това ще ви помогне да погледнете предишната задача отстрани и да забележите пропуски, докато сте били “вътре” в нея. Ще ви даде време да отдъхнете и ще ви подготви за следващата задача. Ако не го направите просто ще прегреете по средата на вашия дневен план и няма да свършите много.
Сега е време да поставите голям часовник на видно място, за да знаете, че времето тече, НО имате вече съвети на разположение, за да го превърнете в приятел!
